Come creare un rapporto da una tabella in Access 2016

Puoi creare un rapporto direttamente da una tabella in Access 2016. Access genera automaticamente un rapporto in base alla tabella o alla query selezionata.

Ecco come creare un rapporto da una tabella esistente.

Attiva il comando di segnalazione

Nel riquadro di spostamento a sinistra, seleziona la tabella su cui desideri basare il rapporto.

Ora fai clic su Segnala sulla barra multifunzione (da Crea scheda).
Il rapporto

Apparirà un report contenente tutti i campi della tabella.

Appare in Visualizzazione layout, che è una visualizzazione che consente la modifica. Puoi anche passare a Design View per una modifica più controllata, oltre a Report View e Print Preview per vedere come appare all'utente.

Puoi lasciare il rapporto così com'è oppure puoi personalizzarlo secondo necessità.

Puoi chiudere il riquadro di navigazione sinistro per lasciare più spazio per il rapporto.

Per fare ciò, fai clic sul piccolo « icona nella parte superiore del riquadro di spostamento.

Modifica il rapporto

A seconda delle tue esigenze, è probabile che il rapporto necessiti di alcune modifiche prima che sia pronto per l'invio tramite e-mail o la stampa.

In particolare controlla che contenga i campi corretti e che non sia troppo largo per essere stampato. Se è troppo largo, consumerà molte pagine inutilmente.

Rimuovi i campi non necessari

Quando crei un rapporto basato su una tabella esistente, c'è sempre la possibilità che ci siano campi che non ti servono nel rapporto. In questo caso, elimina tutti i campi non necessari.

Per eliminare un campo, fai clic con il pulsante destro del mouse su di esso e seleziona Elimina dal menu contestuale.

Puoi anche eliminare più campi contemporaneamente selezionando il primo, tenendo premuto il tasto Maiusc tasto premuto, quindi selezionando l'ultimo.

Per selezionare campi non contigui, usa il Ctrl chiave invece.
Cambia la formattazione

Puoi modificare i colori, i caratteri, le dimensioni, ecc. come desideri.

In questo esempio, stiamo rimuovendo il contorno che Access ha impostato automaticamente sui campi. Più precisamente, stiamo solo impostando il contorno su trasparente.

È inoltre possibile utilizzare il foglio delle proprietà per modificare la formattazione. Per aprire la scheda delle proprietà, fai clic sulla scheda delle proprietà pulsante sulla barra multifunzione (sotto il Design scheda).

Se la finestra delle proprietà è già aperta quando selezioni un campo, visualizzerà automaticamente le proprietà per quel campo.
Errore di larghezza comune

Tieni d'occhio una piccola icona di avviso in alto a sinistra del rapporto che avverte che il rapporto è più largo della larghezza della pagina.

Molto probabilmente riceverai questo avviso se il tuo rapporto contiene molti campi posizionati uno accanto all'altro.

Puoi spostarli, ridimensionarli o eliminarli. Puoi anche modificare le dimensioni o l'orientamento della pagina se questa è un'opzione adatta a te.

In questo esempio, anche se alcuni campi sono stati eliminati e i campi rimanenti sono stati spostati a sinistra, il piè di pagina rimane nella sua posizione originale. Questo sta spingendo la larghezza troppo oltre. Se il rapporto fosse stampato ora, ciascuno di essi causerebbe la stampa di pagine vuote (o quasi vuote) extra, sprecando carta.
Correzione dell'errore

Fai clic sul messaggio di avviso per aprire un elenco a discesa di possibili soluzioni al problema.

Seleziona un'opzione per vedere se ciò risolve il problema. Potrebbe essere necessario selezionarne più di uno.

Cliccando su Seleziona il controllo più a destra può essere utile per evidenziare il controllo che causa il problema. Puoi quindi spostare quel controllo a sinistra, eliminarlo o cambiarne la larghezza.

Facendo clic su Rimuovi spazio rapporto aggiuntivo può essere utilizzato dopo aver spostato qualsiasi elemento offensivo.
Il rapporto con la larghezza modificata

Dopo aver corretto l'errore precedente, il rapporto ora apparirà più ristretto e il messaggio di avviso scomparirà.
Il rapporto nella visualizzazione layout

Passa alla visualizzazione layout per vedere come appare lì.
Il rapporto in Visualizzazione rapporto

Passa alla visualizzazione rapporto per vedere come appare lì.
Il rapporto in anteprima di stampa

E infine, passa ad Anteprima di stampa per vedere come apparirà una volta stampato.

È una buona idea vedere quante pagine stamperà il rapporto prima della stampa. È possibile utilizzare il controllo di impaginazione nella parte inferiore del report per passare all'ultima pagina e controllare il numero di pagina elencato nel controllo.