Introduzione a C

Importazione/esportazione dati di Microsoft Access

Introduzione

Microsoft Access supporta vari scenari di importazione ed esportazione di dati, da e verso database MS Access, da e verso file di testo, da e verso fogli di calcolo, ecc. Prima dell'importazione, è necessario creare un database che riceverà i record.

Il modo principale per importare o esportare è tramite la pagina delle proprietà Dati esterni della barra multifunzione. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi oggetto nel riquadro di spostamento, posizionare il mouse su Importa o Esporta e fare clic sull'opzione desiderata.

Apprendimento pratico:Introduzione all'importazione/esportazione dei dati

1. Avvia Microsoft Access
2. Fai clic su Database desktop vuoto
3. Imposta il nome del file come FunDS2
4. Fai clic su Crea
5. Nella barra multifunzione, fai clic su File e fai clic su Opzioni
6. Nell'elenco a sinistra, fai clic su Database corrente
7. Nell'elenco a destra, fai clic su Finestre sovrapposte
8. Fai clic su OK
9. Leggi la finestra del messaggio e fai clic su OK
10. Nella tabella predefinita, fai doppio clic su ID per passare alla modalità di modifica, premi F2 e premi Home, digita SoldItem (per ottenere SoldItemID) e premere Invio
11. Nella sezione Viste della barra multifunzione, fai clic su Vista (o Vista struttura)
12. Imposta il nome come SoldItems e fai clic su OK
13. Completa la tabella con i seguenti campi (modifica solo le parti indicate):
    Nome campo Tipo di dati Dimensioni campo Formato Didascalia SoldItemID ID articolo venduto Numero di ricevuta Numero di ricevuta Numero articolo Numero articolo Numero produttore 40 Categoria 25 Sottocategoria 25 Sottocategoria Nome articolo 100 Nome articolo Dimensione articolo 20 Dimensione PurchasePrice Numero Doppio Prezzo di acquisto fisso
14. Chiudi il tavolo
15. Quando ti viene chiesto se desideri salvare, fai clic su Sì
16. Per creare una nuova tabella, nella barra multifunzione, fai clic su Crea e, nella sezione Tabelle, fai clic su Design tabella
17. Digita Numero di ricevuta e premi Tab
18. Fai clic con il pulsante destro del mouse su ReceiptNumber e fai clic su Chiave primaria
19. Crea i campi come segue:
    Nome campo Tipo di dati Dimensioni campo Formatta Didascalia ReceiptNumber Numero Numero intero lungo Numero di ricevuta Numero intero Numero numero dipendente ShoppingDate Data/Ora Data lunga Data di acquisto Orario di acquisto Data/ora Tempo lungo Tempo di acquisto SalesTotal Numero Double Fixed Sales Total Amount Offered Number Double Fixed Amount Offered
20. Chiudi il tavolo
21. Quando ti viene chiesto se desideri salvare, fai clic su Sì
22. Imposta il nome del tavolo come ShoppingSession e fai clic su OK
23. Nella barra multifunzione, fai clic su File e fai clic su Nuovo
24. Fai clic su Database desktop vuoto
25. Imposta il nome del file come Computer Training Center
26. Fai clic su Crea
27. Nella barra multifunzione, fai clic su File e fai clic su Opzioni
28. Nell'elenco a sinistra, fai clic su Database corrente
29. Nell'elenco a destra, fai clic su Finestre sovrapposte
30. Fai clic su OK
31. Leggi la finestra del messaggio e fai clic su OK

Importazione di un database di Microsoft Access

Il tipo più semplice di dati da importare in un database di Microsoft Access è un altro database di MS Access. Per importare un database Microsoft Access:

• Se il riquadro di spostamento contiene almeno una tabella, fare clic con il pulsante destro del mouse su una tabella. Posiziona il mouse su Importa e fai clic su Accedi al database

• Nella sezione Importa e collega della barra multifunzione, fai clic sul pulsante Accesso

Nella finestra di dialogo, se conosci il percorso del database incluso il suo nome, digitalo. In caso contrario, fare clic sul pulsante Sfoglia per selezionare il database di origine. Dopo aver specificato il database, fare clic su OK. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Importa oggetti. Gli oggetti sono organizzati per categorie. Seleziona gli oggetti desiderati. Oltre agli oggetti, puoi importare o ignorare aspetti come le relazioni e altre opzioni del riquadro di spostamento. Per decidere, fai clic sul pulsante Opzioni e seleziona le opzioni desiderate:

Quando sei pronto, fai clic su OK. Se gli oggetti nel database fossero validi (e dovrebbero esserlo), non dovresti avere alcun problema.

Apprendimento pratico:importazione di un database di Microsoft Access

1. Nella barra multifunzione, fai clic su Dati esterni
2. Nella sezione Importa e collega della barra multifunzione, fai clic sul pulsante Accesso
3. Nella finestra di dialogo, fai clic sul pulsante Sfoglia
4. Dalle risorse che accompagnano queste lezioni, seleziona CTC e fai clic su Apri
5. Nella finestra di dialogo, fai clic su OK
6. Nella pagina delle proprietà Tabelle, fare clic su Seleziona tutto

   

7. Fai clic sulla scheda Moduli e fai clic su Seleziona tutto
8. Fai clic su OK
9. Quando gli oggetti sono stati importati, nella finestra di dialogo, fare clic su Chiudi

Esportazione di un database di Microsoft Access

Esistono vari modi per esportare i record di un database di Microsoft Access. Un modo è esportare formalmente una tabella.

Per esportare un oggetto:

• Nel riquadro di spostamento, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che contiene i record, posiziona il mouse su esportazione e fai clic su Accesso
• Nel riquadro di spostamento, fare clic sulla tabella che contiene i record per selezionarla. Nella sezione Esporta della barra multifunzione, fai clic sul pulsante Accesso

Nella prima pagina della procedura guidata, se si conosce il percorso del database incluso il suo nome, digitarlo o fare clic sul pulsante Sfoglia per selezionare il database di destinazione. Dopo aver specificato il database, fare clic su OK. Ciò visualizzerebbe la finestra di dialogo Esporta. Consente di specificare il nome dell'oggetto che riceverà i record o l'oggetto che verrebbe creato. Puoi anche specificare cosa verrebbe esportato:solo la struttura della tabella o sia la struttura che i record:

La tecnica di cui sopra consente di esportare un oggetto o un oggetto alla volta. Se desideri esportare l'intero database, sulla barra multifunzione, fai clic su File e fai clic su Salva con nome:

Questa finestra consente di selezionare il tipo di formato che dovrebbe avere il nuovo database. La finestra fornisce otto opzioni che puoi utilizzare. Per utilizzare un'opzione, fai clic su di essa e poi su Salva con nome oppure fai doppio clic su di essa.

Se si desidera salvare il database nel formato di Access 2007-2016 corrente, selezionare Database di Access. Questo aprirà la finestra di dialogo Salva con nome. Specificare il nome e la posizione del nuovo database e fare clic su Salva.

Se si desidera creare un database di Microsoft Access 97-2000, fare clic su Database di Access 2000. Questo creerebbe un file con .mdb estensione. Questi sono database compatibili con Microsoft Access 97 e Microsoft Office Access 2000. Non c'è niente di male o sbagliato in quelle versioni di database e sono ancora oggi preziose. Semplicemente non supportano alcune funzionalità come espressioni, allegati, ecc. su una tabella:

Nelle versioni del database MDB, le espressioni non possono essere create su tabelle ma possono essere create su altri tipi di oggetti.

Microsoft Access e fogli di calcolo

Importazione di un foglio di lavoro

Esistono vari modi per importare un foglio di calcolo in un database di Microsoft Access. Il foglio di lavoro può provenire da qualsiasi applicazione, inclusi Microsoft Excel, Fogli Google, CSV, ecc.

Se hai intenzione di importare un foglio di lavoro Microsoft Excel o un foglio Google, devi prima prepararlo. Un modo è assicurarsi che l'intero foglio di calcolo sia organizzato come un'unica tabella. In questo caso, il lato superiore del foglio di calcolo dovrebbe contenere le categorie che possono essere utilizzate/considerate come intestazioni di colonna. Nessun testo non organizzato (testo che non è considerato appartenente alla tabella) deve essere visualizzato sopra le intestazioni. I valori possono quindi essere visualizzati sotto ciascuna intestazione. Ecco un esempio:

Nessun testo non organizzato (testo che non è considerato appartenente alla tabella) deve essere visualizzato sotto i record).

Una volta che il documento è pronto, per importarlo:

• Se il riquadro di spostamento contiene almeno una tabella, fai clic con il pulsante destro del mouse su una tabella nel riquadro di spostamento, posiziona il mouse su Importa e fai clic su Excel
• Nella sezione Importa e collega della barra multifunzione, fai clic sul pulsante Excel

Nella finestra di dialogo, specificare il percorso e il nome del foglio di calcolo e fare clic su OK. Questo avvierebbe un mago. Nella prima pagina, seleziona il nome del foglio di lavoro che contiene i dati.

Apprendimento pratico:importazione di un foglio di calcolo Microsoft Excel

1. Nella barra multifunzione, fai clic su File e fai clic su Apri
2. Nell'elenco dei file, fai clic su FunDS2
3. Nella barra multifunzione, fai clic su Dati esterni
4. Nella sezione Importa e collega, fai clic sul pulsante Excel
5. Fai clic sul pulsante Sfoglia
6. Dalle risorse che accompagnano queste lezioni, seleziona Fun Department Store e fai clic su Apri

   

7. Fai clic su OK

   

8. Nella prima pagina della procedura guidata, assicurati che Foglio1 sia selezionato e fai clic su Avanti. Potrebbe essere visualizzata una finestra di messaggio. Leggilo e fai clic su OK

   

9. Nella seconda pagina della procedura guidata, assicurati che la prima riga contiene intestazioni di colonna sia selezionata e fai clic su Avanti
10. Nella terza pagina della procedura guidata, quando la colonna ItemNumber è selezionata, fare clic sulla freccia della casella combinata Tipo di dati e selezionare Intero lungo

    

11. Fai clic su DateInStore o su qualsiasi cella sottostante e assicurati che il tipo di dati sia Data con ora
12. Fai clic su UnitPrice e assicurati che il tipo di dati sia impostato su Double
13. Fai clic su Avanti
14. Fai clic sulla freccia della casella combinata e seleziona ItemNumber

    

15. Fai clic su Avanti
16. Sostituisci il nome Importa nella tabella in StoreItems

    

17. Fai clic su Fine
18. Nella finestra di dialogo, fai clic su Chiudi
19. Nel riquadro di navigazione, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella StoreItems e fai clic su Design View
20. Modifica le seguenti caratteristiche dei campi:
    Nome campo Dimensioni campo Formato Didascalia ItemNumber Articolo n. DateInStore Data in negozio Produttore 40 Categoria 25 Sottocategoria 25 Sottocategoria ItemName 100 Nome oggetto Dimensione articolo 20 Taglia Prezzo Unitario Doppio Fisso Prezzo unitario
21. Chiudi il tavolo
22. Quando ti viene chiesto se desideri salvare, fai clic su Sì
23. Riceverai anche una finestra di messaggio che indica che alcuni dati potrebbero essere persi. Leggilo e fai clic su Sì

Importazione di un foglio di calcolo con nome

Se il foglio di lavoro contiene una combinazione di sezioni o gruppi organizzati e non organizzati, dovresti creare nomi per i gruppi di record necessari.

Apprendimento pratico:importazione di un foglio di calcolo Microsoft Excel

1. Avvia Microsoft Excel
2. Dalle risorse che accompagnano queste lezioni, apri la cartella di lavoro dei Grandi Magazzini del divertimento
3. Nel lato inferiore, fai clic su Foglio2
4. Fai clic su N. dipendente e digita Numero di dipendente
5. Sostituisci il nome con Nome
6. Sostituisci il nome con Cognome
7. Seleziona le celle da EmployeeNumber all'ultimo Sales Associates

   

8. Nella barra multifunzione, fai clic su Formule
9. Nella sezione Nomi definiti, fai clic su Definisci nome
10. Sostituisci il nome suggerito con Dipendenti

    

11. Fai clic su OK
12. Chiudi Microsoft Excel
13. Quando ti viene chiesto se desideri salvare, fai clic su Salva e torna a Microsoft Access
14. Nella barra multifunzione, fare clic su Dati esterni, se necessario.
    Nella sezione Importa e collega, fai clic sul pulsante Excel
15. Fai clic sul pulsante Sfoglia
16. Seleziona il foglio di lavoro del Fun Department Store che hai modificato sopra e fai clic su Apri
17. Nella finestra di dialogo Ottieni dati esterni, fare clic su OK
18. Nella prima pagina della procedura guidata, fai clic sul pulsante di opzione Mostra intervalli denominati

    

19. Assicurati che sia selezionato Dipendenti e fai clic su Avanti
20. Nella seconda pagina della procedura guidata, fai clic su La prima riga contiene intestazioni di colonna e fai clic su Avanti
21. Nella terza pagina della procedura guidata, quando la colonna EmployeeNumber è selezionata, fare clic sulla freccia della casella combinata Tipo di dati e selezionare Intero lungo

    

22. Fai clic su Avanti
23. Fai clic sulla freccia della casella combinata e seleziona EmployeeNumber

    

24. Fai clic su Avanti

    

25. Accetta il nome del tavolo come Dipendenti e fai clic su Fine
26. Nella finestra di dialogo, fai clic su Chiudi
27. Nel riquadro di spostamento, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella Dipendenti e fai clic su Vista struttura
28. Modifica le seguenti caratteristiche dei campi:
    Nome campo Tipo di dati Dimensioni campo Espressione Didascalia EmployeeNumber Numero Dipendente # Nome 20 Nome Cognome 20 Cognome EmployeeName [Nome] &" " &[Cognome] Nome del dipendente Titolo 100
29. Chiudi il tavolo
30. Quando ti viene chiesto se desideri salvare, fai clic su Sì
31. Riceverai anche una finestra di messaggio che ti informa che alcuni dati potrebbero andare persi. Leggilo e fai clic su Sì

Copia da un foglio di calcolo

Invece di importare manualmente un foglio di calcolo, puoi selezionare i valori in un foglio di calcolo, copiarli e incollarli in una tabella in Microsoft Access.

Apprendimento pratico:copiare da un foglio di calcolo

1. Avvia Microsoft Excel e, nell'elenco dei file, fai clic su Fun Department Store
2. Fai clic su Foglio3
3. Fai clic sulla cella B5
4. Tieni premuto MAIUSC
5. Fai clic su Cella G64
6. Cambia di rilascio
7. Nella barra multifunzione di Microsoft Excel, fai clic su Home
8. Nella sezione Appunti, fai clic su Copia
9. In Microsoft Access, nel riquadro di spostamento, fare doppio clic sulla tabella ShoppingSessions
10. Fai clic con il pulsante destro del mouse all'intersezione delle intestazioni delle colonne e delle righe
11. Fai clic su Incolla
12. Leggi la finestra di messaggio di Microsoft Access e fai clic su Sì
13. Torna a Microsoft Excel in Foglio3
14. Fai clic sulla cella I5
15. Tieni premuto MAIUSC
16. Fai clic sulla cella P165
17. Cambia di rilascio
18. Nella barra multifunzione, fai clic su Home e fai clic su Copia
19. Torna a Microsoft Access e fai doppio clic sulla tabella SoldItems nel riquadro di spostamento
20. Nella tabella, fai clic su Scontrino n.
21. Tieni premuto MAIUSC
22. Fai clic su Prezzo unitario
23. Cambia di rilascio
24. Premi Ctrl + V per incollare
25. Leggi la finestra del messaggio e fai clic su Sì
26. Chiudi entrambi i tavoli
27. Nel riquadro di spostamento, fai clic con il pulsante destro del mouse su una delle tabelle, posiziona il mouse su Importa e fai clic su Accedi al database
28. Fai clic su Sfoglia
29. Individua e seleziona il database di FunDS1 dalle lezioni precedenti (altrimenti, dalle risorse che accompagnano queste lezioni, seleziona FunDS2) e fai clic su Apri
30. Nella finestra di dialogo, fai clic su OK
31. Nella finestra di dialogo Importa oggetti, fai clic su Moduli
32. Fai clic su Seleziona tutto
33. Fai clic su OK
34. Una volta importati i moduli, nella finestra di dialogo, fare clic su Chiudi

Esportazione in un foglio di calcolo Microsoft Excel

per trasferire dati da Microsoft Access a un foglio di calcolo è necessario copiare e incollare. Per iniziare, in Microsoft Access è possibile aprire una tabella in Visualizzazione foglio dati, quindi selezionare uno, alcuni o tutti i record. Dopo aver selezionato i record, puoi copiarli, aprire Microsoft Excel, fare clic sulla cella che ospiterà il valore in alto a sinistra e incollare.

Un'altra tecnica consiste nell'esportazione e puoi farlo senza prima aprire la tabella:

• Prima di esportare una tabella, nel riquadro di spostamento, fare clic sulla tabella. Quindi, sulla barra multifunzione, fare clic su Dati esterni. Nella sezione Esporta, fai clic sul pulsante Excel
• Nel riquadro di navigazione, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella desiderata, posiziona il mouse su Esporta e fai clic su Excel

Questo aprirebbe la finestra di dialogo Esporta - Foglio di calcolo Excel con il percorso in cui verrà salvato il file. La cartella predefinita è I miei documenti:

Apprendimento pratico:esportazione di dati come foglio di calcolo

1. Nella barra multifunzione, fai clic su File e fai clic su Apri
2. Nell'elenco dei file, fai clic su Computer Training Center
3. Nel riquadro di navigazione, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella Programma dei corsi, posiziona il mouse su Esporta e fai clic su Excel
4. Fai clic sul pulsante Sfoglia e seleziona la cartella (I miei) documenti
5. Fai clic su OK
6. Nella finestra di dialogo, fai clic su Chiudi

Microsoft Access e file di testo

Importazione di un file di testo

È possibile creare una tabella utilizzando i dati di un file di testo. Se stai creando il file (di testo) in Blocco note, la delimitazione di un campo viene solitamente eseguita premendo Tab dopo aver creato il contenuto dei campi. Per importare un file di testo in Microsoft Access:

• Nella sezione Importa della barra multifunzione, fai clic sul pulsante File di testo
• Se in precedenza avevi creato una tabella che avrebbe ricevuto i valori, nel riquadro di spostamento, fai clic con il pulsante destro del mouse su quella tabella, posiziona il mouse su Importa e fai clic su File di testo breve

Apprendimento pratico:importazione di un documento di testo

1. Per avviare un nuovo database, sulla barra multifunzione, fare clic su File e fare clic su Nuovo
2. Fai clic su Database desktop vuoto
3. Imposta il nome su Monson University1
4. Fai clic su Crea
5. Nella barra multifunzione, fai clic su File e fai clic su Opzioni
6. Nell'elenco a sinistra, fai clic su Database corrente
7. Nell'elenco a destra, fai clic su Finestre sovrapposte
8. Fai clic su OK
9. Nella barra multifunzione, fai clic su Dati esterni e, nella sezione Importa e collega, fai clic su File di testo
10. Nella finestra di dialogo Ottieni dati esterni - File di testo, fai clic sul pulsante Sfoglia
11. Individua le risorse che accompagnano queste lezioni e seleziona il file Departments.txt
12. Fai clic su Apri
13. Nella finestra di dialogo, fai clic su OK
14. Nella prima pagina dell'Importazione guidata testo, accetta che il testo sia delimitato e fai clic su Avanti
15. Nella seconda pagina, accetta che il delimitatore sia impostato su Tab.
    Fare clic sulla casella di controllo La prima riga contiene i nomi dei campi

    

16. Fai clic su Avanti
17. Nella terza pagina della procedura guidata, fai clic su Avanti
18. Fai clic sulla freccia della casella combinata e seleziona DepartmentCode
19. Fai clic su Avanti
20. Accetta il nome del tavolo come Reparti e fai clic su Fine
21. Quando i record sono stati importati, fai clic su Chiudi
22. Nel riquadro di spostamento, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella Reparti e fare clic su Vista struttura
23. Modifica le seguenti caratteristiche dei campi:
    Nome campo Dimensioni campo Codice reparto 5 NomeDipartimento 100
24. Chiudi il tavolo
25. Quando ti viene chiesto se desideri salvare, fai clic su Sì
26. Riceverai anche una finestra di messaggio che ti informa che alcuni dati potrebbero andare persi. Leggilo e fai clic su Sì
27. Nella barra multifunzione, fai clic su Dati esterni e, nella sezione Importa e collega, fai clic su File di testo
28. Nella finestra di dialogo Ottieni dati esterni - File di testo, fai clic sul pulsante Sfoglia
29. Dalle risorse che accompagnano queste lezioni, seleziona il file Employees.txt e fai clic su Apri
30. Nella finestra di dialogo, fai clic su OK
31. Nella prima pagina dell'Importazione guidata testo, accetta che il testo sia delimitato e fai clic su Avanti
32. Nella seconda pagina, accetta che il delimitatore sia impostato su Tab e fai clic su La prima riga contiene i nomi dei campi

    

33. Fai clic su Avanti
34. Nella terza pagina della procedura guidata, quando EmployeeNumber è selezionato, fai clic sulla freccia della casella combinata Tipo di dati e seleziona Testo breve
35. Fai clic su Avanti
36. Fai clic sulla freccia della casella combinata e seleziona EmployeeNumber
37. Fai clic su Avanti
38. Accetta il nome del tavolo come Dipendenti e fai clic su Fine
39. Quando i record sono stati importati, fai clic su Chiudi
40. Nel riquadro di spostamento, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella Dipendenti e fai clic su Vista struttura
41. Modifica le seguenti caratteristiche dei campi:
    Nome campo Dimensioni campo Didascalia Numero dipendente 10 Nome 25 Nome Secondo nome 25 Cognome 25 Cognome Codice reparto 5 Titolo 100
42. Chiudi il tavolo
43. Quando ti viene chiesto se desideri salvare, fai clic su Sì
44. Riceverai anche una finestra di messaggio che ti informa che alcuni dati potrebbero andare persi. Leggilo e fai clic su Sì
45. Nella barra multifunzione, fai clic su Dati esterni e, nella sezione Importa e collega, fai clic su File di testo
46. Nella finestra di dialogo Ottieni dati esterni - File di testo, fai clic sul pulsante Sfoglia
47. Dalle risorse che accompagnano queste lezioni, seleziona il file Majors.txt e fai clic su Apri
48. Nella finestra di dialogo, fai clic su OK
49. Nella prima pagina dell'Importazione guidata testo, accetta che il testo sia delimitato e fai clic su Avanti
50. Nella seconda pagina, accetta che il delimitatore sia impostato su Tab e fai clic su La prima riga contiene i nomi dei campi

    

51. Fai clic su Avanti
52. Nella terza pagina della procedura guidata, fai clic su Dean
53. Fai clic sulla freccia della casella combinata Tipo di dati e seleziona Testo breve
54. Fai clic su Avanti
55. Fai clic sulla freccia della casella combinata e seleziona MajorID
56. Fai clic su Avanti
57. Accetta il nome del tavolo come Majors e fai clic su Fine
58. Quando i record sono stati importati, fai clic su Chiudi
59. Nel riquadro di spostamento, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella Dipendenti e fai clic su Vista struttura
60. Modifica le seguenti caratteristiche dei campi:
    Nome campo Dimensioni campo MajorID Maggiore 100 Decano 10
61. Chiudi il tavolo
62. Quando ti viene chiesto se desideri salvare, fai clic su Sì
63. Riceverai anche una finestra di messaggio che ti informa che alcuni dati potrebbero andare persi. Leggilo e fai clic su Sì
64. Nella barra multifunzione, fai clic su Dati esterni e, nella sezione Importa e collega, fai clic su File di testo
65. Nella finestra di dialogo Ottieni dati esterni - File di testo, fai clic sul pulsante Sfoglia
66. Dalle risorse che accompagnano queste lezioni, seleziona il file Minors.txt e fai clic su Apri
67. Nella finestra di dialogo, fai clic su OK
68. Nella prima pagina dell'Importazione guidata testo, accetta che il testo sia delimitato e fai clic su Avanti
69. Nella seconda pagina, accetta che il delimitatore sia impostato su Tab e fai clic su La prima riga contiene i nomi dei campi
70. Fai clic su Avanti
71. Nella terza pagina della procedura guidata, fai clic su Avanti
72. Fai clic sulla freccia della casella combinata e seleziona MinorID
73. Fai clic su Avanti
74. Accetta il nome del tavolo come Minori e fai clic su Fine
75. Quando i record sono stati importati, fai clic su Chiudi
76. Nel riquadro di spostamento, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella Dipendenti e fai clic su Vista struttura
77. Modifica le seguenti caratteristiche dei campi:
    Nome campo Dimensioni campo MinrID Minore 100
78. Chiudi il tavolo
79. Quando ti viene chiesto se desideri salvare, fai clic su Sì
80. Riceverai anche una finestra di messaggio che ti informa che alcuni dati potrebbero andare persi. Leggilo e fai clic su Sì
81. Nel riquadro di spostamento, fare clic con il pulsante destro del mouse su Tabella1, posizionare il mouse su Importa e fare clic su File di testo
82. Nella finestra di dialogo Ottieni dati esterni - File di testo, fai clic sul pulsante Sfoglia
83. Individua le risorse che accompagnano queste lezioni e seleziona il file Students.txt
84. Fai clic su Apri
85. Nella finestra di dialogo, fai clic su OK
86. Nella prima pagina dell'Importazione guidata testo, accetta che il testo sia delimitato e fai clic su Avanti

    

87. Nella seconda pagina, accetta che il delimitatore sia impostato su Virgola o Tabulazione e fai clic su Avanti
88. Nella seconda pagina della procedura guidata, fare clic su La prima riga contiene i nomi dei campi

    

89. Fai clic su Avanti
90. Quando StudentNumber è selezionato, fai clic sulla freccia della casella combinata Tipo di dati e seleziona Testo breve

    

91. Fai clic su Avanti
92. Fai clic sulla freccia della casella combinata e seleziona StudentNumber

    

93. Fai clic su Avanti
94. Accetta il nome del tavolo come Studenti e fai clic su Fine
95. Quando i record sono stati importati, fai clic su Chiudi
96. Nel riquadro di spostamento, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella Studenti e fai clic su Vista struttura
97. Modifica le seguenti caratteristiche dei campi:
    Nome campo Dimensioni campo Didascalia StudentNumber 12 Studente # Nome 25 Nome Secondo nome 25 Cognome 25 Cognome Data di nascita Sesso 20 Indirizzo 120 Città 40 Stato 50 Codice ZIP 20 Codice postale
98. Chiudi il tavolo
99. Quando ti viene chiesto se desideri salvare, fai clic su Sì
100. Riceverai anche una finestra di messaggio che ti informa che alcuni dati potrebbero andare persi. Leggilo e fai clic su Sì

Esportazione di un file di testo

Per salvare una tabella come testo:

• Nel riquadro di spostamento, fai clic sulla tabella che desideri esportare. Nella sezione Esporta della barra multifunzione, fai clic sul pulsante File di testo
• Nel riquadro di spostamento, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che contiene i dati, posiziona il mouse su Esporta e fai clic su File di testo breve

Questo aprirebbe la finestra di dialogo Esporta - File di testo con il nome del file utilizzando l'estensione .txt. Segui semplicemente la procedura guidata:

Microsoft Access and XML

Importing an XML File

An XML file is essentially a document made of at least one table. A typical XML file starts with a root node:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>

Under it, the global parent node starts and closes itself:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
</FunFurniture>

This global parent node is not the table. Inside that node, you should have a node that would represent a table and it can repeat itself as many times as necessary. Ecco un esempio:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
  </Employees>
  <Employees>
  </Employees>
</FunFurniture>

Inside each table, you should have the name of each column followed by its value:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>924795</EmployeeNumber>
    <FirstName>Donald</FirstName>
    <LastName>Tripleton</LastName>
    <Title>Sales Manager</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>274957</EmployeeNumber>
    <FirstName>Jeanne</FirstName>
    <LastName>Wooley</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>684078</EmployeeNumber>
    <FirstName>Irene</FirstName>
    <LastName>Polsen</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>297149</EmployeeNumber>
    <FirstName>Monica</FirstName>
    <LastName>Jackson</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
</FunFurniture>

After creating and saving an XML file, to import it in Microsoft Access, in the External Data tab of the Ribbon and in the Import section, click the XML File button and follow the wizard.

Practical Learning:Importing an XML Document

1. To start a new database, on the Ribbon, click File and click New
2. Click Blank Desktop Database
3. Set the name to StatesStatistics2
4. Click Create
5. Close the default table without saving it
6. On the Ribbon, click External Data
7. In the Import &Link section, click the XML File button
8. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Browse button
9. Locate the resources that accompany these lessons and select the StatesStatistics.xml file
10. Click Open
11. On the Get External Data - XML File dialog box, click OK

    

12. In the Import XML dialog box, accept the selections and click OK
13. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Close button
14. In the Navigation Pane, right-click the Regions table and click Design View
15. In the top side of the window, make sure Region is selected.
    In the bottom side, set the Field Size to 25
16. Close the table
17. When asked whether you want to save, click Yes
18. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
19. In the Navigation Pane, double-click the States table

    

20. After viewing the records, right-click the States tab and click Design View
21. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Decimal Places Caption Abbreviation 2 State StateName 40 Name AreaSqrMiles Number Standard 0 Sqr Miles AreaSqrKm Number Standard 0 Sqr Kms AdmissionUnionDate Date/Time Date of Admission to Union AdmissionUnionOrder Number Byte Order of Admission to Union Capital 40 Region 25 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
22. Close the table
23. When asked whether you want to save, click Yes
24. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes

Exporting to XML

To export a table to XML format, in the Navigation Pane:

• Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click XML File
• Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> XML File

The Export - XML File dialog box that comes up allows you to verify the name of the file that will be created and the path where it will go. Once you are ready, you can click OK. A dialog box would come up asking which one(s) of the three files you want to have created:

If you want to create a more elaborate XML application with advanced options, you can click the More Options button. This would close the previous dialog box and open another one:

This dialog box allows you to specify more details on how the table should be exported. After making your selections, click OK.

Microsoft Access and the Web

Importing an HTML File

To import an HTML file in Microsoft Access:

• In the Import section of the Ribbon, click the More button and click HTML Document
• If the Navigation Pane contains at least one table, right-click a table, position the mouse on Import, and click HTML Document

The primary steps to follow are the same for a text document. In the third page of the wizard, to consider and/or apply more options, click the Advanced button:

After making the necessary adjustments, click OK.

Practical Learning:Importing a Text Document

1. On the Ribbon, click File and click New
2. Click Blank Desktop Database
3. Set the name to States Statistics
4. Click Create
5. In the Navigation Pane, right-click Table1, position the mouse on Import, and click HTML Document
6. In the Get External Data - HTML Document dialog box, click the Browse button
7. Locate the resources that accompany these lessons
8. Select the states.htm document and click Open
9. Click OK
10. In the first page of the Import HTML Wizard, click First Row Contains Column Headings

    

11. Click Next

    

12. Accept the defaults of the second page of the wizard and click Next
13. In the third page of the wizard, click the arrow of the combo box and select Abbreviation

    

14. Click Next

    

15. Set the name of the table as States
16. Click Finish
17. You receive a confirmation message. Click Close
18. In the Navigation Pane, right-click the States table and click Design View
19. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Caption Abbreviation 5 Abbrv StateName 40 State Name AreaSqrMiles Number Double Standard Area in Square Miles AreaSqrKkm Number Double Standard Area in Square Kilometers AdmissionUnionDate Date of Admission to Union Capital 40 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
20. Close the table
21. When asked whether you want to save, click Yes
22. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
23. Close Microsoft Access

A Microsoft Access Table on a Web Page

You can copy and paste Data from a webpage into a table. To do this:

• If you want to copy all columns and all records, in the Navigation Pane of Microsoft Access, right-click the table and click Copy
• If you want to copy all columns and all records, open the table in Microsoft Access, press Ctrl + A to select everything. Press Ctrl + C to copy. In the web page of the application, click the section you want on the web page and press Ctrl + V to paste
• If you want to copy only some columns and/or some records, open the table in Microsoft Access. Make the selection. Right-click the selection and click Copy. In the web application, right-click the section you want on the web page and click Paste or click the section and press Ctrl + V

Some other applications do not support copy and paste. An alternative is to export the table to HTML. To save a table as HTML, in the Navigation Pane:

• Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click HTML Document
• Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> HTML Document

This would open the Export - HTML Document dialog box.

Microsoft Access and Microsoft Word

Introduction

There are various ways you can use Microsoft Word with a Microsoft Access database. As opposed to copying from a database table and pasting to a table, you may want the reverse. That is, you can copy a table from a Microsoft Word document. To do this, in Microsoft Word, select the table in a document and copy it. Start a table in Microsoft Access and paste the records.

Mail Merge

Mail merging allows you to use data on your database to create letters, labels, envelopes, and other documents that require external data originating from another document. To start a mail merge, in the Navigation Pane:

• Click the table that holds the information you want to use. In the Export section of the Ribbon, click Word Merge
• Right-click the table, position the mouse on Export and click Word Merge

This would open the Microsoft Word Mail Merge Wizard:

And click OK. This would open the Select Microsoft Word Document dialog box. It allows you to select the letter/document you plan to use. If you don't have that document, click Cancel, open Microsoft Word, create the document and proceed from there. If you have a letter, select it. This would open the letter in Microsoft Word. ail Merge window, if you want to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button and click Next. In the second page of the wizard, you will have the choice of creating a new Microsoft Word document or using an existing document. If you want to create a new document, click or accept Use the Current Document. If you click Start From Existing Document, you will be asked to specify the document, in which case you should click Open, select the document, and click Open:

After this, the Mail Merge window would come back to the Use Current Document option. Click Next:Select Recipients.

To insert other types of items, in the Mail Merge window, you can click the Address Block link, the Insert Address Block dialog box would come up. The Insert Address Block dialog box is made of various sections. It allows you to specify a type of greeting and other pieces of information to be inserted in the document. After making the selection(s), you can click OK.

After creating the document and adding the necessary fields to it, you can preview and review it. To do this, in the Mail Merge window, click the Next:Preview Your Letters link. When you do this, the letter appears with the value(s) of the first record. To review the document with the other values, in the Mail Merge window, you can click the previous or the next buttons.

After reviewing the document, in the Mail Merge window, you can click the Next:Complete The Merge link. You can then save, print, and manage the document. In the same way, you can create labels or envelopes.

Practical Learning:Creating a Mail Merge

1. Start Microsoft Word
2. From the resources that accompany these lessons, open Promotion.docx
3. Press Ctrl + A to select everything
4. Press Ctrl + C to copy
5. Close Microsoft Word and return to Microsoft Access
6. From the resources that accompany these lessons, open the Bethesda Car Rental1 database
7. In the Navigation Pane, in the Tables section, click Customers
8. To start a mail merge, on the Ribbon, click External Data
9. In the Export section, click Word Merge
10. Click the second radio button:
    
    
11. Click OK.
    Microsoft Word starts.
12. In Microsoft Word, press Ctrl + V to paste the Promotion.docx document (this would be the equivalent of creating or designing the document)
    
    
13. In the Mail Merge window, to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button
    
    
    
    Click Next:Starting Document
14. In the Select Starting Document section, make sure Use the Current Document is selected Click Next:Select Recipients
    
    
15. Click Next:Write Your Letter
    
    
16. In the Microsoft Word document, double-click Date and press Delete
17. On the Ribbon of Microsoft Word, click Insert
18. In the Text section, click Date &Time
19. In the Available Formats list box of the Date &Time dialog box, click the second option (day, month, and year)
    
    
20. Click OK
21. Press Enter
22. Click the right side of Dear
23. In the Mail Merge window, click More Items
24. In the Fields list, click FirstName
    
    
25. Click Insert
26. Click Close
27. Press the Space bar
28. In the Mail Merge window, click More Items...
29. In the Fields name, double-click LastName
30. Click Close
31. In the Mail Merge window, click Next:Preview Your Letters
    
    
32. In the Mail Merge window, click the next recipient button and observe the name in the document
33. Click the next recipient button 4 times and observe the names in the document
34. Click the previous recipient button 2 times and observe the names in the document
35. In the Mail Merge window, click Next:Complete the Merge
36. Close Microsoft Word
37. When asked whether you want to save, click Save
38. Set the file name as Bethesda Car Rental Promotional Campaign1
39. Click Save
40. Close Microsoft Access

Sharing a Microsoft Access Database

Distributing the Database

Distributing a database consists of making it available to more than one computer. Both Microsoft Windows and Microsoft Access provide various solutions, One solution is to install Microsoft Access on each computer that will use your database. This may be the most expensive solution but it is the easiest. Most companies use that solution because it is easy either to purchase many copies or get many licenses of Microsoft Office Professional that includes Microsoft Access.

After creating a database, in the server or the computer of your choice (normally, the database can be located on any computer that is a member of your network) where you want the database to be located, create a folder. Copy the database file into that folder

Access the drive that holds that folder. To share it, right-click it and click Share:

Click the arrow of the combo box in the File Sharing window and select Everyone:

After selecting Everyone, click Add. Click the down-pointing arrow on the right side of Everyone:

• If you are sharing from Microsoft Windows Server 2008, select Contributor

• If you are sharing from Microsoft Windows 7+, select Read/Write

Click Share. If you receive a message box, click Continue.
You should receive a message box telling you that the sharing was successful

Click Close.

In another computer where you want to access the database, open a file utility such as Windows Explorer. Click Network. Click the name of the computer to show its shared folders. Open the folder that contains the database. Right-click the name of the database, position the mouse on Send To, and click Desktop (Create Shortcut)

As an alternative, you could right-click the database and click Create Shortcut, then copy that shortcut where you want the database to be accessible. To open the database from that computer, double-click the shortcut.

Importing or Splitting a Database

Introduction

Importing data allows you to get information from an external source and insert it in your database. Microsoft Access can accept data from various applications. To import a file or objects, on the Ribbon, click the External Data tab:

In the Import section of the Ribbon, click the button that corresponds to the type of object you want to get. What happens depends on the type of file you are trying to import.

Importing Microsoft Access Objects

To import objects from another Microsoft Access database, on the Ribbon, click External Data. In the Import section of the Ribbon, click the Access button . This would open the Get External Data - Access Database wizard. You should first locate the folder that contains the database, and then select the database.

Splitting a Database

You can divide your database in two parts. One part would be installed on one computer that can be a server or just another computer. This is referred to as back-end. The other part would be installed in each user's computer. The users computers can then connect to the back-end database that stores the actual database. The users computer have only the graphical interface that allows them to work. To implement this scenario, you split your database.

To split a database, on the Ribbon, click Database Tools:

In the Move Data section, click the Access Database button . This would open the Database Splitter dialog box with four paragraphs and two buttons:

After reading them, click Split Database and follow the wizard.

Practical Learning:Splitting a Database

1. From the resources that accompany these lessons, open the Computer Training Center database.
   Notice the objects in the Navigation Pane
   
   
2. On the Ribbon, click Database Tools
3. In the Move Data section, click Access Database
   
   
4. You receive a Database Splitter dialog box. Read the paragraphs and click Split Database
5. In the Create Back-End Database dialog box, change the name of the file to ComputerTrainingCenterBackEnd
6. Click Split.
   When the splitting is over, a dialog box appears
   
   
7. Read it and click OK
8. Open the ComputerTrainingCenterBackEnd database. Notice the icons of the tables in the Navigation Pane

   

9. Re-open the Bethesda Car Rental5 database and notice the new icons of the tables in the Navigation Pane

   

10. Close Microsoft Access