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Introduzione alla manutenzione dei registri

Assistenza per l'inserimento dei dati

Un valore predefinito per un campo

A volte, la maggior parte dei valori di un campo sono gli stessi. Ad esempio, se si crea una tabella per le domande di lavoro, la maggior parte dei dipendenti sarebbe dello stesso stato e solo alcuni record avrebbero un valore diverso per lo stato. Se si dispone di un campo di questo tipo in una tabella, è possibile fornire un valore comune per il campo. Durante l'inserimento dei dati, l'utente modificherebbe il valore solo se diverso dal solito. Tale valore comune viene definito valore predefinito.

Per fornire un valore predefinito a un campo:

  • Nella visualizzazione Foglio dati di una tabella, sulla barra multifunzione, fare clic su Campi. Nella sezione Proprietà, fare clic su Valore predefinito. Questo aprirebbe il Generatore di espressioni con =nella casella di testo principale. Se conosci il valore costante che desideri utilizzare, digitalo. Quindi fare clic su OK
  • Nella vista struttura di una tabella, nella sezione superiore, fare clic sul campo. Nella sezione inferiore della finestra, fai clic su Valore predefinito e digita il valore desiderato

Il valore predefinito deve essere digitato in modo appropriato:

  • Se il campo è basato su testo, puoi digitare il testo predefinito incluso tra virgolette
  • Se il campo è numerico, digita semplicemente il numero
  • Se il campo è basato sulla data e vuoi specificare una costante (fissa), digitala tra due segni #
  • Se vuoi usare una funzione (integrata), digita if preceduto da =e aggiungi le parentesi. Se stai usando Expression Builder, nell'elenco a sinistra, espandi Funzioni ed espandi Funzione incorporata. Nell'elenco centrale, fai clic sulla categoria a cui appartiene la funzione. Dall'elenco a destra, fai doppio clic sulla funzione desiderata, quindi configura la funzione in modo appropriato

Apprendimento pratico:impostazione dei valori predefiniti

  1. Nella barra multifunzione, fai clic su File e fai clic su Apri
  2. Nell'elenco dei file, fai clic su Riparazione automatica College Park1
  3. Nel riquadro di navigazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella RepairOrders e fare clic su Vista struttura
  4. Nella sezione superiore della finestra, fai clic su Stato
  5. Nella sezione inferiore, fai clic su Valore predefinito e digita MD
  6. Nella sezione superiore della finestra, fai clic su TaxRate
  7. Nella sezione inferiore, fai clic su Valore predefinito e digita 0,0775
  8. Nella sezione superiore della finestra, fai clic su DropOffDateTime
  9. Nella sezione inferiore, fai clic su Valore predefinito e digita =Mese(Data()) &"/" &Giorno(Data$()) &"/" &Anno(Data$()) &" " &Ora(Ora$()) &":" &Minuto(Ora$())
  10. Salva la tabella
  11. Nel riquadro di spostamento, fai clic con il pulsante destro del mouse sul modulo Ordini di riparazione e fai clic su Vista struttura
  12. Nel modulo, fai clic sulla casella di testo DropOffDateTime e premi Elimina
  13. Nella sezione Strumenti della barra multifunzione, fai clic su Aggiungi campi esistenti
  14. Dall'elenco dei campi, trascina DropOffDateTime e rilascia sul modulo in cui si trovava la casella di testo precedente
  15. Formatta l'etichetta e la casella di testo in modo che appaiano come la casella di testo precedente:
  16. Salva il modulo e passa alla visualizzazione modulo
  17. Chiudi il modulo

Regola di convalida

Una regola di convalida è una condizione che il valore immesso in un campo deve soddisfare per essere valido. Per creare una regola di convalida:

  • Se la tabella viene visualizzata nella visualizzazione Foglio dati, nella barra multifunzione fare clic su Campi. Nella sezione Convalida campo, fai clic su Convalida e poi su Regola di convalida campo

  • Se la tabella viene visualizzata nella vista struttura, fare clic sul campo. Nella sezione inferiore della finestra, fare clic su Regola di convalida e fare clic sul pulsante con i puntini di sospensione

In entrambi i casi, l'azione aprirà il Generatore di espressioni in cui è possibile creare una regola.

Testo di convalida

Quando la condizione nel campo Regola di convalida non viene rispettata, è possibile visualizzare una finestra di messaggio per informare l'utente. Per creare il messaggio:

  • Se la tabella viene visualizzata nella visualizzazione Foglio dati, nella barra multifunzione fare clic su Campi. Nella sezione Convalida campo, fare clic su Convalida e fare clic su Messaggio di convalida campo. Si aprirà il messaggio di immissione di convalida in cui è possibile digitare il messaggio desiderato:

  • Se la tabella viene visualizzata nella vista struttura, fare clic sul campo. Nella sezione inferiore della finestra, fai clic su Testo di convalida e digita il messaggio desiderato

Apprendimento pratico:Introduzione alle funzioni logiche

  1. Nel riquadro di spostamento, in Tabelle, fai doppio clic su RepairOrders per aprirlo nella visualizzazione Foglio dati
  2. Nella tabella, fai clic sulla cella sotto Nome cliente
  3. Nella barra multifunzione, fai clic su Campi
  4. Nella sezione Convalida campo, fai clic su Convalida e poi su Regola di convalida record
  5. Nell'elenco degli elementi di espressione, assicurati che sia selezionato RepairOrders.
    Nell'elenco Categorie di espressioni, fai doppio clic su CustomerName
  6. Digita NON È NULL

  7. Fai clic su OK
  8. Nella sezione Convalida campo, fai clic su Convalida e fai clic su Messaggio di convalida record
  9. Digita Assicurati di specificare il nome del cliente

  10. Fai clic su OK
  11. Chiudi il tavolo
  1. Nel riquadro di spostamento, in Moduli, fai clic con il pulsante destro del mouse su Ordini di riparazione e fai clic su Visualizzazione struttura
  2. Fai clic su Lavori eseguiti
  3. Fai clic sulla casella di testo JobPerformed1
  4. Nella scheda delle proprietà, fai clic sulla scheda Evento
  5. Fai clic su Persa messa a fuoco e digita

    =IIf([JobPerformed1] Is Null, MsgBox("Specificare almeno uno dei lavori eseguiti sull'auto"),"")
  6. Salva il modulo

Valore richiesto per un campo

Se ritieni che ci debba essere una voce per un campo particolare per ogni record, puoi richiederlo all'utente. Quando si esegue l'immissione di dati, dopo aver creato un record, l'utente non può passare a un altro record se non è stato fornito un valore per quel campo. Puoi specificare che il valore di un campo è obbligatorio quando crei una tabella, sia che tu stia lavorando nella Visualizzazione Foglio Dati o nella Visualizzazione Struttura della tabella:

  • Nella visualizzazione Foglio dati, per specificare che i valori di un campo sono obbligatori, fare clic su una cella qualsiasi della colonna. Sulla barra multifunzione, fare clic su Campi. Nella sezione Convalida campo, fare clic sulla casella di controllo Richiesto. Per impostazione predefinita, la casella di controllo Richiesto non è selezionata
  • Nella vista Progettazione, nella sezione superiore, fai clic sul campo. Nella sezione inferiore, fai clic sulla freccia del campo Richiesto e impostalo su Sì. Il suo valore predefinito è No

Apprendimento pratico:specifica dei campi obbligatori

  1. Sulla barra multifunzione, fai clic su File e fai clic su Nuovo
  2. Fare clic su Database desktop vuoto e impostare il nome del file su Chemistr2
  3. Fai clic su Crea
  4. Nella barra multifunzione, fai clic su File e fai clic su Opzioni
  5. Sul lato sinistro, fai clic su Database corrente e, sul lato destro, in Opzioni finestra documento, fai clic sul pulsante di opzione Finestre sovrapposte
  6. Fai clic su OK
  7. Leggi la finestra del messaggio e fai clic su OK
  8. Chiudi la tabella predefinita senza salvarla
  9. Nella barra multifunzione, fai clic su Crea e fai clic su Design tabella
  10. Digita Numero Atomico e premi Tab
  11. Fai clic con il pulsante destro del mouse su AtomicNumber e fai clic su Chiave primaria
  12. Imposta il tipo di dati su Numero e la didascalia su Numero atomico
  13. Nella parte superiore, fai clic sulla cella sotto AtomicNumber, digita Simbolo e premi F6
  14. Nella parte inferiore della finestra, fai clic su Richiesto, quindi fai clic sulla freccia della casella combinata e seleziona Sì
  15. Imposta la dimensione del campo su 5
  16. Nella parte superiore, fai clic sulla cella sotto Simbolo, digita Peso Atomico e premi Tab
  17. Nella parte inferiore della finestra, fai doppio clic su Richiesto per impostarne il valore su Sì
  18. Imposta le altre proprietà come segue:
    Tipo di dati:Numero
    Dimensione campo:Singolo
    Didascalia:Peso atomico
  19. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda della finestra e fai clic su Visualizzazione foglio dati
  20. Quando ti viene chiesto se desideri salvare, fai clic su Sì
  21. Imposta il nome del nome su Elementi e fai clic su OK
  22. Nella barra multifunzione, fai clic su Campi
  23. Nella tabella, fai clic su una cella sotto Simbolo
  24. Nella sezione Aggiungi ed elimina della barra multifunzione, fai clic su Testo breve
  25. Digita NomeElemento e premi Invio
  26. Fai clic su una cella sotto ElementName
  27. Nella sezione Convalida campo della barra multifunzione, fai clic sulla casella di controllo Richiesto
  28. Nella sezione Proprietà della barra multifunzione, fai clic sulla casella di testo Dimensione campo e digita 40
  29. Fai clic su Nome e didascalia
  30. Fai clic su Didascalia, digita Nome elemento e fai clic su OK
  31. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda della finestra e fai clic su Vista Design
  32. Aggiungi i seguenti campi alla tabella:

    Nome campo Dimensione campo Colore 40 Fase 32
  33. Per salvare la tabella, premi Ctrl + S

La nullità di un campo

Quando si crea una tabella in SQL, per indicare che ogni record di un campo deve essere specificato, dopo il tipo di dati di un campo, digitare NON NULL . Ecco un esempio:

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) NOT NULL,
    DepartmentName char(50)
);Field

Per indicare che un campo può essere lasciato vuoto, non specificarne la nullità o impostarne l'opzione su NULL .

L'unicità di un record

Quando i dati vengono inseriti nei campi, è possibile avere lo stesso valore per un campo in record diversi, ad esempio due persone che vivono nello stesso stato. Questo è considerato un valore duplicato. In alcuni altri casi, questo potrebbe non essere accettabile. Ad esempio, potresti non volere che due dipendenti abbiano lo stesso numero di dipendente. In questo caso, devi assicurarti che i record siano univoci.

Se una tabella viene visualizzata nella visualizzazione Foglio dati, per indicare che ogni record di un campo deve essere univoco, fare clic su una cella qualsiasi di quella colonna. Quindi, sulla barra multifunzione, fare clic su Campi. Nella sezione Convalida campo, fai clic sulla casella di controllo dell'opzione Univoca.

Quando si crea una tabella in SQL, per indicare che ogni record di un campo deve essere univoco, dopo il tipo di dati di un campo, digitare UNIQUE . Ecco un esempio:

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) unique,
    DepartmentName char(50)
);

Campi indicizzati

L'indicizzazione è la capacità di tenere traccia dei record di un campo, ad esempio controllando quando sono univoci o duplicati. Questa caratteristica può essere impostata durante la creazione o la configurazione di una tabella nella visualizzazione Foglio dati o nella visualizzazione Progettazione. Nella visualizzazione Foglio dati, per specificare l'indicizzazione di un campo, fare clic su una cella qualsiasi della colonna. Quindi, sulla barra multifunzione, fare clic su Campi. Nella sezione Convalida campo, fare clic sulla casella di controllo dell'opzione Univoca.

Nella vista Progettazione, nella sezione superiore, fare clic sul campo. Nella sezione inferiore, fare clic sulla freccia della proprietà Indexed. Questa caratteristica può essere impostata utilizzando uno di 3 valori:

  • Se impostato su No (è predefinito), non verrà eseguito alcun controllo del valore duplicato
  • Se vuoi che il motore di database controlli la presenza di duplicati ma non è necessario eseguire alcuna azione, imposta questa proprietà su Sì (duplicati OK)
  • Se non desideri un valore duplicato dello stesso campo in record diversi, imposta la proprietà indicizzata del campo su Sì (nessun duplicato)

Apprendimento pratico:controllo dei campi indicizzati

  1. Nella sezione superiore, fai clic su Simbolo
  2. Nella sezione inferiore, fai clic su Indicizzato per visualizzare la sua casella combinata. Fai clic sulla freccia della casella combinata Indicizzata e seleziona Sì (nessun duplicato)
  3. Nella sezione superiore, fai clic su ElementName
  4. Nella sezione inferiore, fai doppio clic su Indicizzato quindi fai di nuovo doppio clic per impostarne il valore su Sì (nessun duplicato)
  5. Chiudi il tavolo
  6. Quando ti viene chiesto se desideri salvare la tabella, fai clic su Sì

Selezione, copia e incolla di record

Introduzione

La manutenzione dei record consiste nel selezionare, copiare, incollare, aggiornare e/o eliminare i record, ecc. Per assisterti in alcune di queste operazioni su una tabella o un modulo, la scheda Home della barra multifunzione è dotata di una sezione denominata Trova:

Selezione del campo

È possibile selezionare tutti i valori di una o di un gruppo di colonne. Per selezionare tutti i valori di una colonna, fare clic sull'intestazione della colonna. Per selezionare le colonne in un intervallo, usa il tasto Maiusc mentre selezioni le colonne in ogni intervallo.

Alcune delle operazioni che eseguirai su uno o più record su una tabella richiedono che i record siano selezionati prima:

  • Per selezionare una riga o un record in Visualizzazione foglio dati, posizionare il mouse sull'intestazione della riga desiderata:

    Quindi fare clic

  • Per selezionare un record, fai clic su qualsiasi cella nella sua riga. Sulla barra multifunzione, fare clic su Home. Nella sezione Trova, fai clic sul pulsante Seleziona e fai clic su Seleziona

  • Per selezionare più di un record, fai clic e tieni premuto il mouse su una delle loro intestazioni

    Quindi trascina per coprire l'altra riga o le intestazioni delle righe desiderate:

    Quando tutte le righe desiderate sono evidenziate, rilasciare il mouse. Un'altra tecnica utilizzata per selezionare più di una riga consiste nel fare clic su una riga che si troverà a un'estremità, tenere premuto Maiusc e quindi fare clic sulla riga che si troverà all'altra estremità.

Per selezionare tutti i record di una tabella:

  • Premi Ctrl + A
  • Fai clic sul pulsante all'intersezione delle intestazioni di colonna e di riga

Ciò produrrebbe:

Copiare e incollare i record

Per copiare i valori di una colonna, posiziona il mouse sull'intestazione della colonna, fai clic con il pulsante destro del mouse e fai clic su Copia:

Per copiare record da più colonne, seleziona prima le colonne. Quindi fare clic con il pulsante destro del mouse su una delle intestazioni di colonna selezionate e fare clic su Copia

Dopo aver selezionato (a) i record, puoi copiarli e incollarli da qualche parte. Ad esempio, puoi incollare i record in qualsiasi applicazione che accetti il ​​testo.

Apprendimento pratico:copiare e incollare record

  1. Apri il database di FunDS2
  2. Nel riquadro di navigazione, fai doppio clic sulla tabella StoreItems
  3. Posiziona il cursore del mouse sulla casella a sinistra su 112055 e fai clic con il pulsante destro del mouse:

  4. Nel menu visualizzato, fai clic su Copia
  5. Avvia Blocco note
  6. Fai clic su Dentro Blocco note e fai clic su Incolla
  7. Fai clic con il pulsante destro del mouse all'intersezione delle intestazioni delle colonne e delle righe e fai clic su Copia

  8. Avvia Microsoft Excel
  9. In Foglio1, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cella B4 e fai clic su Incolla
  10. Chiudi Microsoft Excel
  11. Quando ti viene chiesto se desideri salvare, fai clic su No

Selezione record su un modulo

La selezione dei record su un modulo dipende dal tipo di modulo.

Per selezionare un record in una visualizzazione modulo, fai clic sulla barra sul lato sinistro, chiamata selettore di record:

Per selezionare un record in forma tabellare, fai clic sull'intestazione di riga.

Per copiare un record, fai clic con il pulsante destro del mouse sul selettore di record e fai clic su Copia:

Trovare e sostituire i dati

Modifica dei dati

Per modificare un record, individuare prima i record desiderati, quindi individuare il campo che contiene il valore. Usa la tua conoscenza dell'elaborazione del testo per modificare il valore.

Apprendimento pratico:modifica dei dati

  1. Nella barra multifunzione, fai clic su File e fai clic su Apri
  2. Nell'elenco dei file, fai clic su Cruise1 (o aprilo dai file che accompagnano queste lezioni)
  3. Nel riquadro di navigazione, fai doppio clic sulla tabella Clienti
  4. Fai clic sulla casella vuota sotto Cognome per l'account n. 415-939-497
  5. Digita Harrison e premi Invio
  6. Chiudi il tavolo
  7. Nel riquadro di navigazione, fai doppio clic sul modulo Clienti
  8. Fai clic sulla casella di testo Nome
  9. Digita Kelly
  10. Fai clic sul pulsante Record successivo per passare al record successivo
  11. Continua a premere Tab finché non raggiungi la casella di testo del nome di emergenza vuota
  12. Digita Mariella Shuster
  13. Chiudi il modulo

Trovare i dati

Per iniziare a cercare un valore, fare clic sul pulsante Trova o premi Ctrl + F. Si aprirà la finestra di dialogo Trova e sostituisci con la scheda Trova selezionata:

La finestra di dialogo Trova e sostituisci non è modale, il che significa che puoi accedere alla tabella o al modulo in background mentre la finestra di dialogo è presente.

Apprendimento pratico:modifica dei dati

  1. Il database Cruise1 dovrebbe essere ancora aperto.
    Nel riquadro di spostamento, fai doppio clic sulla tabella Clienti
  2. Nella sezione Trova della barra multifunzione, fai clic sul pulsante Trova
  3. Nella casella combinata Trova cosa, digita gra
  4. Nella casella combinata Cerca in, seleziona Documento corrente
  5. Nella casella combinata Abbina, seleziona Qualsiasi parte del campo

  6. Fai clic su Trova successivo.
    Nota che viene trovato un secondo risultato
  7. Fai nuovamente clic su Trova successivo e nota il nome Gradner
  8. Fai di nuovo clic su Avanti per vedere un altro risultato
  9. Quando viene visualizzata la finestra del messaggio, leggila e fai clic su OK
  10. Chiudi la finestra di dialogo Trova e sostituisci
  11. Chiudi la tabella Clienti

Sostituzione dei dati

Per aiutarti a sostituire i dati, la finestra di dialogo Trova e sostituisci ha una sezione Sostituisci. Per ottenerlo, nella sezione Trova della barra multifunzione, fai clic sul pulsante Sostituisci o premere Ctrl + H. Si aprirà la finestra di dialogo Trova e sostituisci con la scheda Sostituisci selezionata:

Apprendimento pratico:modifica dei dati

  1. Il database Cruise1 dovrebbe essere ancora aperto.
    Nel riquadro di spostamento, fai doppio clic sul modulo Clienti
  2. Premere Ctrl + H (oppure, nella sezione Trova della barra multifunzione, fare clic sul pulsante Sostituisci )
  3. Nella casella combinata Trova cosa, digita gradner
  4. Nella casella combinata Sostituisci con, digita Gardner
  5. Nella casella combinata Cerca in, seleziona Documento corrente
  6. Nella casella combinata Abbina, seleziona Qualsiasi parte del campo

  7. Fai clic su Trova successivo
  8. Una volta trovato il valore, fai clic su Sostituisci
  9. Chiudi la finestra di dialogo Trova e sostituisci
  10. Chiudi il modulo
  11. Nella barra multifunzione, fai clic su File e fai clic su Aprin
  12. Nell'elenco dei file, fai clic su FunDS2

Aggiornamento ed eliminazione dei record

Introduzione

Se non avevi stabilito formalmente una relazione tra due tabelle ma avevi indicato che i record di una tabella vengono inviati a un'altra tabella, se modifichi il valore della chiave (primaria o esterna) in una delle tabelle, l'altra tabella potrebbe non ricevere l'aggiornamento. Per questo è importante un rapporto formale e ben gestito.

Quando un record viene modificato nella chiave primaria di una tabella padre, è consigliabile che qualsiasi record della chiave esterna, nella tabella figlio, riceva lo stesso aggiornamento. Quando un record della chiave primaria viene eliminato, la tabella figlio dovrebbe essere notificata. Questi sono indicati come rafforzamento dell'integrità referenziale.

Per imporre l'integrità durante la creazione di una relazione nella finestra di dialogo Modifica relazione, fare clic sulla casella di controllo Applica integrità referenziale.

Apprendimento pratico:Introduzione agli aggiornamenti sulle relazioni

  1. Nel riquadro di navigazione, fai doppio clic sulla tabella ShoppingSession
  2. Nota che il numero di dipendenti del secondo record è 275594
  3. Chiudi la tabella ShoppingSession
  4. Nel riquadro di spostamento, fai doppio clic sulla tabella Dipendenti
  5. Cambia il numero 275594 dipendente in 200000
  6. Chiudi la tabella Dipendenti
  7. Nel riquadro di navigazione, fai doppio clic sulla tabella ShoppingSession
  8. Nota che il numero di dipendenti del secondo record è ancora 275594
  9. Chiudi la tabella ShoppingSession
  10. Nel riquadro di spostamento, fai doppio clic sulla tabella Dipendenti
  11. Riporta il numero di dipendenti 20000 in 275594
  12. Chiudi la tabella Dipendenti
  13. Nella barra multifunzione, fai clic su Strumenti database
  14. Nella sezione Relazioni, fai clic sul pulsante Relazioni
  15. Nella finestra di dialogo Mostra tabella, fai doppio clic su Dipendenti
  16. Fai doppio clic su ShoppingSession
  17. Fai clic su Chiudi
  18. Trascina EmployeeNumber da Employees e rilascialo su EmployeeNumber in ShoppingSession

Applicazione degli aggiornamenti dei record su una tabella figlio

Per assicurarsi che un record in una chiave esterna venga aggiornato quando viene modificato lo stesso valore nella chiave primaria di una tabella padre, nella finestra di dialogo Modifica relazioni, fare clic su Aggiorna campi correlati a catena.

Apprendimento pratico:applicare gli aggiornamenti dei record su una tabella figlio

  • Nella finestra di dialogo Modifica relazioni, fai clic sulla casella di controllo Aggiorna campi correlati a catena

Applicazione dell'eliminazione dei record su una tabella figlio

Quando un record viene eliminato nella tabella padre, è necessario assicurarsi che i record della tabella figlio vengano notificati. Per renderlo possibile, nella tabella Modifica relazioni, fai clic su Elimina record correlati a cascata.

Apprendimento pratico:applicare gli aggiornamenti dei record su una tabella figlio

  1. Nella finestra di dialogo Modifica relazioni, fare clic sulla casella di controllo Elimina record correlati a catena

  2. Fai clic su Crea

  3. Nella sezione Relazioni della barra multifunzione, fai clic sul pulsante Mostra tabella
  4. Fai doppio clic su SoldItems e StoreItems
  5. Fai clic su Chiudi
  6. Crea le relazioni basate su chiavi primarie e chiavi esterne

  7. Chiudi la finestra Relazioni
  8. Quando ti viene chiesto se desideri salvare, fai clic su Sì
  9. Nel riquadro di navigazione, fai doppio clic sulla tabella ShoppingSession
  10. Nota che il numero di dipendenti del secondo record è 275594
  11. Chiudi la tabella ShoppingSession
  12. Nel riquadro di spostamento, fai doppio clic sulla tabella Dipendenti
  13. Cambia il numero 275594 dipendente in 200000
  14. Chiudi la tabella Dipendenti
  15. Nel riquadro di navigazione, fai doppio clic sulla tabella ShoppingSession
  16. Nota che tutti i dipendenti #s che erano 275594 sono stati cambiati in 20000
  17. Chiudi la tabella ShoppingSession
  18. Nel riquadro di spostamento, fai doppio clic sulla tabella Dipendenti
  19. Riporta il numero di dipendenti 20000 in 275594
  20. Chiudi la tabella Dipendenti

Introduzione alla stampa dei record

Stampa tabella

È possibile stampare i dati di una tabella, indipendentemente dal fatto che la tabella sia aperta o meno. Per stampare una tabella chiusa, fare clic su di essa nel riquadro di spostamento. Quindi fare clic su File. Fai clic su Stampa e fai clic su una delle tre opzioni:

Allo stesso modo, se la tabella è aperta in Visualizzazione Foglio dati, fai clic sulla relativa scheda per attivarla, quindi fai clic su File -> Stampa e seleziona per stampare o visualizzare in anteprima.

Apprendimento pratico:stampa di tabelle

  1. Nel riquadro di spostamento, fai clic su Clienti:tabella per selezionare la tabella
  2. Per stampare i dati dalla tabella, fai clic su File, quindi su Stampa
  3. Fai clic su Stampa rapida
  4. Dal riquadro di navigazione, fai doppio clic sulla tabella Cabine:per aprirla
  5. Fai clic su File
  6. Fai clic su Stampa
  7. Fai clic su Stampa
  8. Nella finestra di dialogo Stampa, fare clic su OK
  9. Chiudi il tavolo

Stampa modulo

È possibile stampare un modulo senza aprirlo. Individua il suo nome nel riquadro di spostamento e utilizza gli stessi passaggi esaminati per una tabella.

Quando un modulo viene aperto, hai la possibilità di stampare tutti i suoi record o quello selezionato. Nella vista modulo, per stampare un solo record, vai al record che desideri stampare, fai clic sulla barra di selezione modulo per selezionare il record e procedi con la stampa.

Apprendimento pratico:stampa di moduli

  1. Dal riquadro di navigazione, fai doppio clic sul modulo Clienti per aprirlo
  2. Per passare al 3° cliente, fare clic sul pulsante Record successivo due volte
  3. Fai clic su File
  4. Fai clic su Stampa
  5. Fai clic su Stampa
  6. Nella finestra di dialogo Stampa, fai clic sui record selezionati pulsante di opzione
  7. Fai clic su OK
  8. Verifica che sia stato stampato solo il record del cliente visualizzato
  9. Stamperemo i record da 3 a 7.
    Fare clic sul pulsante Registrazione successiva vai due volte al record numero 3
  10. Fai clic sulla barra di selezione record

  11. Tenere premuto Maiusc. Fare clic sul pulsante Registrazione successiva quattro volte per visualizzare il settimo record (anche se il record # visualizza ancora 3)
  12. Cambia di rilascio
  13. Nella barra multifunzione, fai clic su File
  14. Fai clic su Stampa
  15. Fai clic su Stampa
  16. Nella finestra di dialogo Stampa, fai clic sui record selezionati pulsante di opzione e fare clic su OK
  17. Verifica che i record da 3 a 7 siano stati stampati
  18. Chiudi il modulo Cabine

Nozioni fondamentali sui rapporti

La procedura guidata per i rapporti

Un report fornisce un oggetto utilizzato per stampare i record di un database. Microsoft Access fornisce procedure guidate per creare rapidamente report.

Microsoft Access consente di creare rapidamente un report utilizzando uno dei layout predefiniti. Questo viene fatto utilizzando la Creazione guidata report. La Creazione guidata report è disponibile nella sezione Report della categoria Crea della barra multifunzione.

Apprendimento pratico:utilizzo della procedura guidata Report

  1. Nella barra multifunzione, fai clic su Crea
  2. Nella sezione Rapporti, fai clic su Creazione guidata rapporto
  3. Nella prima pagina della procedura guidata, fai clic sulla freccia della casella combinata Tabelle/Query e seleziona Tabella:Cabine
  4. Fai clic sul pulsante Seleziona tutti i campi
  5. Fai clic su Avanti
  6. Accetta il Titolo del rapporto suggerito come Cabine e premi Invio

Stampa rapporto

Il report è l'oggetto preferito utilizzato per stampare i dati. Come per gli altri oggetti, è possibile stampare un report indipendentemente dal fatto che sia aperto o meno. Se si desidera stampare un report senza aprirlo, nel riquadro di spostamento individuare il report desiderato e fare clic su di esso per selezionarlo. Quindi, procedi dalla scheda File sulla barra multifunzione mentre abbiamo esaminato le tabelle e i moduli. Allo stesso modo, puoi prima aprire il report dal riquadro di spostamento e utilizzare il menu Stampa dal pulsante Office nello stesso modo descritto per gli altri oggetti.

Apprendimento pratico:stampa di un report

  1. Il rapporto Cabine dovrebbe essere ancora aperto.
    fai clic su File
  2. Fai clic su Stampa
  3. Fai clic su Anteprima di stampa
  4. Per avviare il processo di stampa, nella sezione Stampa dell'Anteprima di stampa, fai clic su Stampa
  5. Nella finestra di dialogo Stampa, seleziona la stampante e assicurati che il pulsante di opzione Tutto sia selezionato
  6. Fai clic su Proprietà, fai clic sul pulsante di opzione Ritratto (nella sezione Orientamento) e fai clic su OK
  7. Per inviare il lavoro di stampa alla stampante, nella finestra di dialogo Stampa, fare clic su OK
  8. Chiudi il rapporto Cabine
  9. Chiudi Microsoft Access

Gestione record in una tabella

Applicazione degli aggiornamenti dei record su una tabella figlio

Nella tabella che ha una chiave primaria, che è la tabella padre, quando un record viene modificato, è una buona idea che qualsiasi record della chiave esterna, nella tabella figlio, riceva lo stesso aggiornamento. A tal fine, nella tabella Modifica relazioni, fai clic su Aggiorna campi correlati a catena.

Applicazione dell'eliminazione dei record su una tabella figlio

When a record is deleted in the parent table, you should make sure the records from the child table are notified. To make this possible, in the Edit Relationships table, click the Cascade Delete Related Records.

Record Management on a Form

Record Selection

To select a record, click the bar on the left side, which is called the record selector:

Copying/Pasting Records

To copy a record, right-click the record selector and click Copy:

Right-click the record selector of an empty record and click Paste.

Finding and Replacing Data

Editing Data

To edit a record, first locate the value in the field.

Practical Learning:Editing Data

  1. Click File and click Open
  2. In the list of recent files, click Cruise2
  3. In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
  4. In record number 2, click the empty box under Last Name
  5. Type Harrison and press Enter
  6. Chiudi il tavolo
  7. In the Navigation Pane, double-click Customers :Form to open the form
  8. Click the First Name text box
  9. Type Kelly
  10. Click the Next Record button to get to the next record
  11. Keep pressing Tab until you reach the empty Emergency Name text box
  12. Type Mariella Shuster
  13. Close the form

Finding Data

To assist you with finding a value in a table or a form, the Home tab of the Ribbon is equipped with a section named Find:

To start looking for a value, you can click the Find button or you can press Ctrl + F. This would open the Find and Replace dialog box with the Find tab selected:

The Find and Replace dialog box is modeless, meaning you can access the table or form in the background while the dialog box is present.

Practical Learning:Editing Data

  1. The Cruise2 database should still be opened.
    In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
  2. In the Find section of the Ribbon, click the Find button
  3. In the Find What combo box, type gra
  4. In the Look In combo box, select Current Document
  5. In the Match combo box, select Any Part of Field

  6. Click Find Next.
    Notice that a second result is found
  7. Click Find Next again and notice the name Gradner
  8. Click Next again to see another result
  9. When the message box displays, read it and click OK
  10. Close the Find and Replace dialog box
  11. Close the Customers table

Replacing Data

To assist you in replacing data, the Find and Replace dialog box has a Replace section. To get it, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button or press Ctrl + H. This would open the Find and Replace dialog box with the Replace tab selected:

Practical Learning:Editing Data

  1. The Cruise2 database should still be opened.
    In the Navigation Pane, double-click Customers:form to open it
  2. Press Ctrl + H (or, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button )
  3. In the Find What combo box, type gradner
  4. In the Replace With combo box, type Gardner
  5. In the Look In combo box, select Current Document
  6. In the Match combo box, select Any Part of Field

  7. Click Find Next
  8. Once the value is found, click Replace
  9. Close the Find and Replace dialog box
  10. Close Microsoft Access