Finestre speciali per la selezione dei dati e il filtraggio dei record
Filtraggio per valore
In una tabella tipica, ogni colonna ha uno o più valori. Come accennato nella nostra introduzione all'ordinamento, una colonna può avere gli stessi valori che si ripetono più e più volte mentre un'altra colonna può avere un valore diverso per ogni record. Per facilitare la selezione di un valore che si ripete in un campo, Microsoft Access fornisce una comoda finestra con l'elenco di valori in cui ciascuno è univoco. Per visualizzare quell'elenco:
- Fai clic sull'intestazione di una colonna o su qualsiasi cella sotto una colonna per una tabella o una query oppure fai clic su un controllo o sulla relativa etichetta su un modulo. Quindi, nella sezione Ordina e filtra della barra multifunzione, fai clic sul pulsante Filtro
- Su una tabella o una query, fai clic sul pulsante rivolto verso il basso sul lato destro della didascalia della colonna
In entrambi i casi verrà visualizzata una finestra contenente i valori della colonna su cui è stata eseguita l'azione. Ogni valore ha una casella di controllo:
Nella finestra che si apre, oltre ai valori della colonna, sono presenti le voci (Seleziona tutto) e (Spazi vuoti) (i valori delle colonne nella casella di riepilogo selezionata sono disposti in ordine alfabetico; Seleziona tutto e Vuoti sono in parentesi perché non sono considerate per la disposizione alfabetica). Per chiudere la finestra, premi Esc o fai clic su Annulla.
Quando viene visualizzata la finestra, per selezionare solo un valore di cui devono essere visualizzati i record, deselezionare la casella di controllo di (Seleziona tutto):
Quindi fare clic sulla casella di controllo sull'elemento desiderato. Ecco un esempio:
Quindi fare clic su OK. Questo visualizzerebbe solo i record che condividono il valore che aveva la casella di controllo:
Allo stesso modo, puoi mostrare solo i campi vuoti selezionando l'opzione (Vuoti).
Per rimuovere il filtro, abbiamo visto che puoi fare clic sul pulsante Attiva/disattiva filtro 
sulla barra multifunzione. Un'alternativa è fare clic sul pulsante Filtrato 
nella parte inferiore di una tabella, una query o un modulo. In alternativa, visualizzare nuovamente la finestra, fare clic sull'opzione (Seleziona tutto) e fare clic su OK.
Apprendimento pratico:filtri per un valore
- Avvia Microsoft Access e apri il database Altair Realtors2 dalla lezione precedente
- Nel riquadro di spostamento, fai doppio clic sul modulo Proprietà per aprirlo
- Nel modulo, fai clic su Condizione
- Se necessario, sulla barra multifunzione, fare clic su Home.
Nella sezione Ordina e filtra della barra multifunzione, fare clic su Filtro - Nell'elenco visualizzato, fai clic su (Seleziona tutto) per deselezionare tutte le caselle di controllo
- Fai clic sulla casella di controllo Eccellente
- Fai clic su OK
- Navigare tra le varie proprietà e notare che vengono visualizzate solo quelle in ottime condizioni
- Nella barra multifunzione, fare clic su Attiva/disattiva filtro
Filtraggio per modulo
Oltre alle tecniche e alle finestre utilizzate finora per l'analisi dei dati, Microsoft Access fornisce un'altra funzionalità denominata filtro per modulo. Per avviarlo, apri una tabella o una query in Visualizzazione foglio dati o un modulo in Visualizzazione modulo o Visualizzazione layout. Sulla barra multifunzione, fare clic su Home. Nella sezione Ordina e filtra della barra multifunzione, fai clic su Avanzate e fai clic su Filtra per modulo . La tabella, la query o il modulo diventerebbero vuoti e tutti i record verrebbero nascosti:
Per selezionare un valore, fare clic sulla cella sotto l'intestazione della colonna. Verrebbe fuori una casella combinata. Fare clic sulla freccia di quella casella combinata per visualizzarne i valori:
La casella combinata include ogni valore distinto della colonna. Se alcuni record sono vuoti, ci sarà un primo campo vuoto vuoto nell'elenco. Per filtrare i record, selezionare il valore vuoto o desiderato dall'elenco. In alternativa, la casella combinata è una casella di testo modificabile. Ciò significa che, invece di selezionare un valore dall'elenco, puoi digitare un'espressione booleana.
Dopo aver effettuato una selezione o digitato l'espressione, per applicare il filtro:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione della colonna nella tabella o nella query o sul controllo (o sull'etichetta associata) nel modulo e fai clic su Applica filtro/ordina
- Nella sezione Ordina e filtra della barra multifunzione, fai clic sul pulsante Attiva/disattiva filtro
- Nella sezione Ordina e filtra della barra multifunzione, fai clic su Avanzate e fai clic su Applica filtro/Ordina
Questa azione fa sì che la tabella, la query o il modulo visualizzino i risultati.
Dopo il filtraggio, il valore (criterio) viene archiviato in memoria ed è possibile filtrare nuovamente tutte le volte che si desidera. Altrimenti, puoi rimuovere il filtro. Per fare questo:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse su una cella della colonna su cui è stato eseguito il filtro su una tabella o una query oppure fai clic con il pulsante destro del mouse sul controllo (o sull'etichetta associata) nel modulo e fai clic su Cancella filtro da ... (questo è seguito dal nome del campo o del controllo)
- Nella sezione Ordina e filtra della barra multifunzione, fai clic sul pulsante Attiva/disattiva filtro
- Fai clic su qualsiasi cella nella tabella o nella query oppure fai clic su qualsiasi controllo nel modulo. Nella sezione Ordina e filtra della barra multifunzione, fai clic su Avanzate e fai clic su Cancella tutti i filtri
Apprendimento pratico:filtraggio per modulo
- Se necessario, sulla barra multifunzione, fare clic su Home.
Sulla barra multifunzione, fai clic su Avanzate e fai clic su Filtra per modulo - Fai clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi del modulo e fai clic su Cancella griglia
- Fai clic su Storie, quindi fai clic sulla freccia della casella combinata visualizzata e seleziona 3
- Fai clic con il pulsante destro del mouse su un'area non occupata del modulo e fai clic su Applica filtro/ordina
- Vai a record diversi. Si noti che vengono visualizzate solo le proprietà che hanno 3 livelli
- Chiudi il modulo
- Apri il database StatesStatistics3 dalla lezione precedente
- Nella barra multifunzione, fai clic su Crea e fai clic su Progettazione query
- Nella Mostra tabella, fai clic su Stati, fai clic su Aggiungi e fai clic su Chiudi
- Nell'elenco in alto, fai doppio clic su StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital e Region
- Anteprima i risultati nella visualizzazione Foglio dati
- Nella barra multifunzione, fai clic su Avanzate e poi su Filtra per modulo
- Fai clic sulla cella sotto Regione
- Fai clic sulla freccia della sua casella combinata e seleziona New England
- Per eseguire, sulla barra multifunzione, fare clic sul pulsante Attiva/disattiva filtro
- Nella scheda Home della barra multifunzione, modifica le seguenti caratteristiche:
Modifica le seguenti caratteristiche:
Nome carattere:Bookman Old Style (se non hai quel carattere, seleziona Times New Roman)
Colore carattere:oro, accento 4, più chiaro 80% (colori tema:8a colonna, 2a riga)
Colore di sfondo:blu, accento 1, più scuro 50% (colori del tema:5a colonna, 6a riga)
Colore riga alternativo:blu, accento 1 (colori tema:5a colonna, 1a riga)
- Per modificare il filtro, sulla barra multifunzione, fai clic sul pulsante Attiva/disattiva filtro
- Nella barra multifunzione, fai clic su Avanzate e poi su Filtra per modulo
- Fai clic sulla cella sotto Regione, premi Home e digita <> (per ottenere <>"New England" )
- Per eseguire, fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi della finestra e fare clic su Applica filtro/ordina
- Per rimuovere il filtro, fai clic sul pulsante a destra di Regione nella finestra e fai clic su Cancella filtro da regione
- Nella barra multifunzione, fai clic su Avanzate e poi su Filtra per modulo
- Elimina <>"New England"
- Fai clic sulla cella sotto Area in miglia quadrate e digita <=20000 e premi Invio
- Per applicare, sulla barra multifunzione, fare clic su Avanzate e fare clic su Applica filtro/ordina
- Nella barra multifunzione, fai clic su Avanzate e poi su Filtra per modulo
- Elimina l'espressione <=20000
- Fai clic sulla cella sotto Data di ammissione all'Unione e digita BETWEEN #1/1/1880# AND #12/31/1920# e premi Invio
- Applica il filtro utilizzando una delle tecniche che abbiamo già utilizzato
- Nella barra multifunzione, fai clic su Avanzate e poi su Filtra per modulo
- Cancella l'espressione nella finestra
- Fai clic sulla cella sotto Regione e digita IN("mountain", "pacific", "new england") e premi Invio
- Applica il filtro
- Chiudi la query senza salvarla
La finestra del filtro degli oggetti
Per assistere l'utente nell'impostazione di una condizione per l'analisi dei dati, Microsoft Access fornisce una finestra che somiglia alla visualizzazione struttura di una query. La finestra consente di selezionare uno o più campi e di impostare una (alcune) condizioni su di essi. Il nome di quella finestra è una combinazione del nome dell'oggetto da cui l'hai aperta, la parola Filtro e un numero incrementale (1, 2, 3 e così via).
Per aprire la finestra Filtro oggetti, visualizzare la tabella, la query o il modulo in Visualizzazione foglio dati, il modulo in Visualizzazione modulo o Visualizzazione layout o il report in Visualizzazione report o Visualizzazione layout. Sulla barra multifunzione, fare clic su Home. Nella sezione Ordina e filtra della barra multifunzione, fai clic su Avanzate e fai clic su Filtro/Ordina avanzato... Verrà visualizzata una finestra come la Visualizzazione struttura di una query.
Per utilizzare il filtro oggetto, seleziona (solo) le colonne a cui vuoi applicare una condizione. Dopo aver selezionato una colonna, nella sezione inferiore della finestra, nella casella Criteri corrispondente alla colonna, digitare un'espressione booleana. Dopo aver selezionato una colonna e impostato una condizione, per applicarla:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla finestra e fai clic su Applica filtro/ordina
- Nella sezione Ordina e filtra della barra multifunzione, fai clic su Avanzate, quindi su Applica filtro/Ordina
Per rimuovere il criterio precedente, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla finestra e fare clic su Cancella griglia. Dopo aver utilizzato la griglia, puoi chiuderla e mantenere aperta la tabella, la query o il modulo.
Apprendimento pratico:filtraggio utilizzando la finestra Filtro oggetti
- Apri il database della Monson University1 dalla lezione 24
- Nel riquadro di spostamento, fai doppio clic sulla tabella Dipendenti
- Modifica le seguenti caratteristiche:
Nome carattere:Constantia (se non hai quel carattere, seleziona Times New Roman)
Colore carattere:bianco
Colore di sfondo:più colori:rosso:128, verde:0, blu:0
Colore riga alternativo:marrone (Colori standard:6a colonna, 1a riga)
- Nella barra multifunzione, fai clic su Avanzate e poi su Filtro/Ordina avanzato...
- Dalla sezione in alto, fai doppio clic su DepartmentCode
- Nella sezione inferiore, fai clic sulla casella Criteri per la colonna DepartmentCode e digita fina
- Fai clic con il pulsante destro del mouse su un'area non occupata della finestra e fai clic su Applica filtro/ordina
- Nella barra multifunzione, fai clic su Avanzate e poi su Filtro/Ordina avanzato...
- Nella parte inferiore della finestra, sostituisci DepartmentCode con Title
- Sostituisci fina con Mi piace '*dean*' (il che significa che vogliamo tutti i record in cui il titolo include la parola Dean)
- Nella barra multifunzione, fare clic su Avanzate e fare clic su Applica filtro/ordina...
- Chiudi la tabella senza salvarla
Il generatore di query
La maggior parte dei moduli e dei report utilizza una tabella o una query esistente come origine record. In alternativa, è possibile specificare un'istruzione SQL come origine record di un modulo o di un report. Se si conosce l'istruzione che si desidera utilizzare, è possibile digitarla direttamente nel campo Origine record della scheda delle proprietà di un modulo o di un report nella vista Progettazione. In alternativa, puoi fare clic sul pulsante con i puntini di sospensione 
della fonte del record. Ciò aprirebbe una finestra speciale che somiglia alla visualizzazione struttura di una query. Si chiama Query Builder.
Quando viene visualizzato il Generatore di query, la barra multifunzione ha una scheda Progettazione:
Come visto durante la progettazione di una query, dopo aver selezionato alcuni campi e impostato opzionalmente una condizione, se si desidera visualizzare in anteprima il risultato, fare clic sul pulsante Visualizza 
o Run Pulsante 
. Al termine della creazione della query, per tornare al modulo o al report, fare clic sul pulsante Chiudi sulla barra multifunzione. Potresti ricevere un messaggio. Leggilo e fai clic su Sì.
Dopo aver creato il modulo o il report, se lo elimini (il modulo o il report), anche l'istruzione SQL andrebbe persa.
Apprendimento pratico:utilizzo del Query Builder
- Nella barra multifunzione, fai clic su Crea e fai clic su Progettazione modulo
- Nella finestra delle proprietà, fai clic sulla scheda Tutto, quindi fai clic su Origine record e fai clic sul pulsante con i puntini di sospensione
- Nella finestra di dialogo Mostra tabella, fai clic su Studenti, fai clic su Aggiungi e fai clic su Chiudi
- Nell'elenco in alto, fai doppio clic su StudentNumber, FirstName, LastName, Gender e MajorID
- Nella parte inferiore della finestra, fai clic sulla casella Criteri per MajorID e digita 1021
- Nella barra multifunzione, fare clic sul pulsante Chiudi
- Quando ti viene chiesto se desideri salvare le modifiche, fai clic su Sì
- Salva il modulo come Studenti di informatica
- Nella barra multifunzione, fai clic su Design e fai clic su Aggiungi campi esistenti
- Nell'elenco dei campi, fai doppio clic su StudentNumber, FirstName, LastName e Sex
- Nella sezione Controlli della barra multifunzione, fai clic sulla casella Combo e fai clic sul modulo
- Nella prima pagina della procedura guidata, assicurati che la prima radio sia selezionata e fai clic su Avanti
- Nella seconda pagina della procedura guidata, fai clic su Tabella:Major e fai clic su Avanti
- Nella terza pagina della procedura guidata, fai doppio clic su Maggiore e fai clic su Avanti
- Nella 4a pagina della procedura guidata, fai clic su Avanti
- Nella quinta pagina della procedura guidata, fai clic su Avanti
- Nella sesta pagina della procedura guidata, fai clic sulla freccia della casella combinata e seleziona MajorID
- Fai clic su Avanti e fai clic su Fine
- Progetta il modulo come segue:
- Salva e chiudi il modulo
- Chiudi Microsoft Access
