Si supponga di disporre di un database di Access contenente i nomi e gli indirizzi dei propri clienti. Di tanto in tanto potresti voler o dover inviare una lettera standard a ciascun cliente che ha aderito a tali invii. Tuttavia, sei consapevole che queste lettere avranno un aspetto molto migliore e funzioneranno in modo molto più efficace, se sono personalizzate per ogni particolare destinatario. Un esempio di base è quello di stampare il nome e l'indirizzo del cliente nella parte superiore della lettera e di includere il titolo e il cognome del cliente nella riga di saluto. Possiamo andare molto oltre, ovviamente, e includere informazioni sull'account dei clienti e persino sui loro ordini precedenti (se appropriato).
Ci sono due modi per farlo. Potremmo creare un rapporto di accesso che va bene e bene. Dopotutto, i dati sono archiviati in Access, quindi perché non creare una lettera per mezzo di un tale rapporto? È certamente possibile farlo. Tuttavia, potrebbe esserci un vantaggio nell'unire i dati dei clienti archiviati in una tabella o query di Access in un documento di elaborazione testi di MS Word. È probabilmente molto più facile sedersi e comporre una lettera standard ben presentata utilizzando MS Word (che creare lo stesso documento in un rapporto di Access). Si potrebbe dire che Word è uno strumento migliore per questo particolare lavoro.
Mail Merge Il processo mediante il quale i dati di una tabella vengono integrati in un documento di elaborazione testi è noto come stampa unione . L'esercizio seguente spiega come utilizzare le informazioni dalla tabella Access nella Figura 1 di seguito.

Figura 1: Lo schema della tabella Access che useremo.

Connessione ai dati di accesso Questa prima fase del processo prevede la connessione di MS Word al database in cui sono archiviati i dati del cliente. Lavoreremo su un documento vuoto qui, ma normalmente inizieresti componendo la tua lettera standard. L'obiettivo di questo esercizio è mostrare come un documento Word ottiene l'accesso ai dati in una tabella o query di MS Access (piuttosto che come comporre un documento Word ben presentato di per sé).

1. Apri MS Word.
2. Fai clic sull'icona SELEZIONA DESTINATARI. Questo si trova nel gruppo START MAIL MERGE del nastro MAILINGS. Facendo clic sull'icona viene visualizzato un menu a discesa.
3. Seleziona UTILIZZA L'ELENCO ESISTENTE dal menu a discesa.
4. Scorri la posizione del tuo database di Access (nella finestra che si è aperta) e fai doppio clic sul nome del file. Si apre la finestra di dialogo SELEZIONA TABELLA in cui vengono visualizzate tutte le tabelle e le query dal database.

   Figura 2:SELEZIONA TABELLA modulo di dialogo.

5. Fai doppio clic sul nome della tabella o della query contenente i nomi e gli indirizzi dei clienti. Siamo interessati al tblCustomer. Il modulo di dialogo si chiude. Ora sei pronto per selezionare quali campi utilizzare nel tuo documento.

Accesso a tabelle o campi di query Ora ci siamo collegati al Database di Access e alla tabella in cui sono archiviati i dati del cliente. La fase successiva del processo consiste nell'inserire i campi da quella tabella nel documento Word stesso. Useremo i campi per inserire l'indirizzo del cliente nella parte superiore della lettera e per produrre una linea di saluto. Volendo, potremmo anche andare oltre e inserire i dati della tabella con il testo principale della lettera.

1. Fai clic nella posizione del documento in cui inserire il campo.
2. Fai clic sulla metà inferiore dell'icona del pulsante di divisione INSERT MERGE FIELD. Questo si trova nel gruppo SCRIVERE E INSERIRE CAMPI del nastro MAILINGS. Viene visualizzato un elenco a discesa di campi (vedere la figura 3 di seguito).

   Figura 3: Inserisci Campi Stampa unione .

3. Seleziona il titolo dei clienti campo dall'elenco. Un titolo il segnaposto del campo ora appare sul documento.
4. Ripeti il ​​passaggio 2, questa volta selezionando il campo del cognome. Assicurati di lasciare uno spazio tra i due segnaposto.
5. Vai a una nuova riga e poi ripeti di nuovo il passaggio 2, questa volta selezionando il primo campo dell'indirizzo. Ripetere questo passaggio per ciascuno dei campi dell'indirizzo, ogni campo su una riga separata.
6. Scendi di due righe sotto i campi dell'indirizzo per inserire la riga di saluto. Digita un saluto come "Gentile", lascia uno spazio, quindi inserisci un titolo campo, seguito da un altro spazio, quindi il cognome campo

Il tuo documento ora dovrebbe apparire così:

Figura 4: Il Campo Stampa unione Segnaposto.

Unire i dati di accesso Dopo aver aggiunto i campi della stampa unione al documento, sei quasi pronto per eseguire la stampa unione. Prima di farlo, tuttavia, è una buona idea visualizzare in anteprima l'aspetto che avranno i documenti dopo l'unione dei dati. A tale scopo, fai clic sull'icona ANTEPRIMA RISULTATI sul NASTRO POSTALE. Ogni record del database viene quindi unito in un documento separato. È possibile scorrere ciascuno di questi "record di documenti" utilizzando i pulsanti di navigazione nel gruppo ANTEPRIMA RISULTATI. Ecco come appare il nostro documento quando viene visualizzato in anteprima:

Figura 5 (sopra): Anteprima per il primo record di dati uniti.

Figura 6: FINISCI E UNISCI.

Ora possiamo eseguire la stampa unione. A tale scopo, fare clic sul pulsante FINE E UNISCI (vedere la figura 6 sopra). Viene quindi data la possibilità di STAMPARE DOCUMENTI o MODIFICARE SINGOLI DOCUMENTI. Quest'ultimo apre una nuova istanza di Word contenente i documenti uniti. Sei quindi libero di apportare le modifiche che ritieni opportune e di stamparle quando sei pronto.