Tipi di campo e usi nei database di Access 2019

• Testo breve
• Testo lungo
• Numero
• Valuta
• Numero automatico (questo tipo di dati viene applicato, per impostazione predefinita, al campo ID iniziale in qualsiasi nuova tabella)
• Data/Ora
• Sì/No
• Ricerca e relazione
• Rich text
• Allegato
• Collegamento ipertestuale
• Oggetto OLE
• Calcolato
• Ricerca guidata

Per ora, basti dire che il suddetto campo AutoNumber è un campo che contiene un numero generato automaticamente in modo che ogni record sia unico in quanto ha un AutoNumber univoco, o ID.

Per ora, non preoccuparti di capire cos'è ogni tipo di campo o cosa fa in base al suo nome:esaminerò ciascuno di essi a breve. Come puoi vedere, tuttavia, l'elenco copre quasi tutti i tipi di dati che puoi immaginare. E ricorda, ognuno può essere ampiamente personalizzato, ottenendo campi che soddisfano esattamente le tue esigenze.

• Testo breve: Memorizza fino a 255 caratteri di testo:lettere, numeri, punteggiatura e qualsiasi loro combinazione.
• Testo lungo: Questo sostituisce il tipo di campo Memo trovato nelle versioni 2010 e precedenti. Un campo di testo lungo contiene fino a 64.000 caratteri di informazioni, ovvero quasi 18 pagine di testo. Questo è un davvero grande campo di testo. È ottimo per note generali, descrizioni dettagliate e qualsiasi altra cosa che richieda molto spazio.

I numeri in un campo di testo non sono numeri con cui calcolare; sono solo un mucchio di cifre che stanno insieme in un campo. Fai attenzione a questo fatto quando progetti le tabelle nel tuo database:non vuoi inserire, ad esempio, un valore che intendi utilizzare in un campo Calcolato o estrarre qualche altro tipo di informazione da un report e avere quel valore memorizzato come testo, rendendolo inutilizzabile come numero. Se i dati sono numerici, salvali in questo modo.

• Numero: Contiene numeri reali e sicuri. Puoi aggiungere, sottrarre e calcolare la tua strada verso fama e fortuna con i campi numerici. Ma se stai lavorando con dollari e centesimi (o sterline e pence), usa invece un campo Valuta.
• Valuta: Tiene traccia di denaro, prezzi, importi delle fatture e così via. In un database di Access, il dollaro si ferma qui. Del resto, anche la lira, il marco e lo yen. Se hai voglia di un altro tipo di numero, controlla il campo Numero.
• Data/Ora: Memorizza ora, data o una combinazione dei due, a seconda del formato utilizzato. Usa un campo Data/Ora per tenere traccia dei momenti della vita. Abbastanza versatile, eh?
• Sì/No: Contiene Sì/No, Vero/Falso e On/Off, a seconda del formato scelto. Quando hai bisogno di un semplice sì o no, questo è il campo da usare.
• Ricerca e relazione: Se desideri che un campo all'interno di una tabella visualizzi effettivamente il contenuto di un campo in un'altra tabella, scegli questo come tipo di campo. Non appena viene scelto questo tipo di campo, si apre una semplice ricerca guidata, attraverso la quale si seleziona la tabella e il campo per cercare questo nuovo campo nella tabella.
• Rich text: Hai bisogno che il contenuto di un campo particolare sia formattato in questo modo? Scegli questo tipo di campo e la formattazione applicata ai dati nel campo (usando gli strumenti di formattazione del testo nella scheda Home) sarà come apparirà sullo schermo e nei rapporti.
• Oggetto OLE: Puoi utilizzare il tipo di dati Oggetto OLE per collegare o incorporare un oggetto, ad esempio un foglio di lavoro Excel o un documento Word, a una tabella di Access.
• Allegato: Utilizza questo tipo di campo per allegare file — documenti Word, fogli di lavoro Excel, presentazioni PowerPoint o qualsiasi altro tipo di file, inclusi elementi grafici (una foto del volontario, un prodotto o un luogo, forse?) — al record.
• Collegamento ipertestuale: Grazie a questo tipo di campo, Access comprende e memorizza lo speciale linguaggio di collegamento che rende Internet un luogo così potente. Se utilizzi Access sulla rete della tua azienda o utilizzi ampiamente Internet, questo tipo di campo fa per te.
• Calcolato: Utilizzare questo tipo di campo quando si desidera riempire il campo in questione con il risultato di una formula che utilizza uno o più altri campi della stessa tabella. Ad esempio, in una tabella che contiene un elenco dei tuoi prodotti, altri campi potrebbero includere Prezzo e Sconto. Se vuoi avere anche un campo che calcola il nuovo prezzo (il Prezzo, meno lo Sconto), devi renderlo un campo Calcolato. Quando scegli questo come tipo di campo, utilizzi un sottomenu per scegliere il tipo di dati che ospiterà il risultato, quindi viene visualizzata una finestra di dialogo Generatore di espressioni, attraverso la quale impostare la formula.

Campi comuni per le tabelle di tutti i giorni

Simboli vietati

Naturalmente, un altro tipo di campo (elencato nella colonna Tipo) non è né un campo Testo breve né un campo Testo lungo:puoi vedere anche il campo Collegamento ipertestuale. Anche questo tipo di dati è considerato testo, ma il tipo di dati Collegamento ipertestuale memorizza gli URL, come URL, non solo come una stringa di testo e punteggiatura.

Se tutta questa roba tra testo e numeri ti confonde, ricorda che i computer pensano che ci sia una differenza tra un numero (che useresti in un calcolo) e una stringa di cifre come le cifre che compongono un numero di telefono. Quando si tratta di diversi tipi di campi di testo, è una questione di quanto testo verrà memorizzato nel campo e se necessita di una formattazione speciale per funzionare correttamente nel database.