Se la tua azienda ha utilizzato fogli di calcolo per tenere traccia dell'inventario, potresti essere pronto per passare a un programma di database più potente come Microsoft Access. I database di inventario sono importanti per diversi motivi, inclusa la memorizzazione di dettagli e quantità dei prodotti che immagazzini, insieme ai loro fornitori. Con un database ben organizzato, puoi ridurre i tempi, i costi e gli sforzi per la gestione dell'inventario.
Di seguito sono riportati cinque semplici passaggi per aiutarti a creare un database di inventario utilizzando Access.
Passaggio 1. Considera le tue esigenze aziendali.
Pensa a ciò di cui il tuo database ha bisogno per essere utile all'inventario della tua attività. Ad esempio, quali oggetti porti? Ci sono differenze da notare? Quali sono i tempi di rotazione? Questo è il tipo di informazioni che dovrebbero essere incluse nel database.
Inoltre, scopri come verrà implementato il database all'interno della tua architettura software. In altre parole, come interagirà Access con gli altri tuoi programmi? Il tuo personale IT dovrebbe essere in grado di aiutarti in questo.
Passaggio 2. Installa Access sul tuo computer.
Decidi dove verrà archiviato il tuo database:sul tuo personal computer, su un server interno o da una terza parte. Può quindi essere scaricato e installato. Microsoft Access fa parte di Office 365. Puoi acquistare la versione base o premium e pagare rispettivamente $ 8,25 o $ 12,50 per utente al mese. La versione premium include servizi aggiuntivi, come Microsoft Exchange, SharePoint e Teams.
Passaggio 3. Crea il tuo database.
Una volta installato, puoi iniziare a costruire il tuo database di inventario. Se hai già utilizzato Microsoft Office in precedenza, Access si sentirà a tuo agio e familiare. Tuttavia, all'inizio può essere difficile creare un database di alta qualità privo di errori.
Per assicurarti che il tuo database di inventario sia ben costruito, considera di collaborare con una società di sviluppo di database. In questo modo, avrai la tranquillità che il tuo database è accurato.
Passaggio 4. Perfeziona il tuo database.
Una volta che hai i tuoi campi – unità ordinate, unità ricevute, informazioni sul prodotto, ecc. – puoi mettere a punto il database in base alle tue note. Assicurati di stabilire relazioni tra i campi. Scopri quali valori avrai restituito utilizzando il database e un modo per archiviarli. Inoltre, evita di avere dati duplicati in più campi.
Passaggio 5. Inserisci le informazioni.
Quando il database è impostato correttamente, puoi iniziare a popolarlo con le informazioni. Sebbene tu possa inserire i dati manualmente, un'opzione più semplice è importare il foglio di calcolo precedente. Se stavi utilizzando Excel, puoi fare clic su "Excel" e importare il foglio di calcolo in questo modo. Poiché entrambi i programmi sono sviluppati da Microsoft, in genere vengono mantenuti durante l'importazione dall'uno all'altro.
Questa è una breve descrizione di come creare un database di inventario su Access, ma se hai altre domande, contatta oggi Arkware. Saremo felici di aiutarti in tutte le fasi di creazione, gestione e archiviazione del database dell'inventario.
