Non tutte le aziende sono sicure quando è il momento di passare a un database. Excel è un utile programma per fogli di calcolo in grado di soddisfare le esigenze di molte piccole imprese. Tuttavia, man mano che la loro attività cresce o desiderano maggiori funzionalità, ha senso passare a un database come MS Access.
Quindi, come fai a sapere cosa è giusto per la tua attività e quando è il momento di effettuare il passaggio? La verità è che probabilmente dovresti usare Excel e Access insieme, piuttosto che sostituirne uno con l'altro.
Iniziamo discutendo le attività di base per cui vengono utilizzati Excel e Access e come sapere quando è il momento di eseguire l'aggiornamento a un database.
A cosa serve ogni strumento?
Microsoft Excel è uno strumento per fogli di calcolo utilizzato per le seguenti attività:
- Analisi dei dati
- Calcoli, confronti statistici
- Gestione del grafico
- Genera output condivisibile
Microsoft Access è uno strumento di database utilizzato per le seguenti attività:
- Gestione dati
- Visualizza sottoinsiemi di dati, query complesse
- Report per il riepilogo dei dati
- Automazione per eventi comuni
- Database utilizzato da più utenti
In breve, Excel serve per analizzare dati, mentre Access è per la gestione dati.
Come faccio a sapere quando è il momento di aggiungere l'accesso?
Se stai attualmente utilizzando Excel, ti rendi conto del potenziale offerto da questo software per fogli di calcolo. Analizza efficacemente i dati numerici ed è relativamente facile da imparare. Le versioni più recenti sono inoltre dotate di numerosi modelli e scorciatoie per semplificare il tuo lavoro.
Tuttavia, quando è necessario gestire centinaia o migliaia di fogli di calcolo, Excel si rompe sotto la pressione. Diventa sempre più difficile gestire i dati e aggiornare le formule. Se hai difficoltà a gestire i tuoi fogli di calcolo, questo è un segno sicuro che hai bisogno di un database più ampio e completo.
Il vantaggio di Access è che fornisce una soluzione di archiviazione per i dati che devono essere estratti e analizzati in diverse posizioni. Puoi accedere a questi record in qualsiasi momento e apportare le modifiche appropriate. Poiché a ogni record viene assegnato un ID, puoi ordinare, filtrare e interrogare i tuoi database in base ai tuoi obiettivi.
Conclusione
Poiché Excel si sovraccarica di fogli di calcolo e trovi più difficile mantenere e aggiornare i tuoi dati, è un chiaro segno che sei pronto per passare ad Access. Ma non gettare la spugna con Excel. Puoi importare Access in Excel e viceversa e goderti il meglio di entrambi i mondi.
