Da dove comincio?
Una regola generale per la creazione di un database (o di una funzionalità di database) è quella di prevedere la soluzione minima necessaria per soddisfare l'obiettivo. Mantenerlo semplice vale soprattutto per i principianti. Se desideri creare un sistema per il monitoraggio dei lead di vendita, non aggiungere contemporaneamente la creazione di un database del servizio clienti o di un sistema di fatturazione. Quindi, una volta che la tua nuova applicazione funziona correttamente, puoi aggiungere nuove funzionalità e integrare altri aspetti aziendali nella progettazione.
Prima di iniziare, è buona norma pianificare il tuo sviluppo in modo da poter sempre prevedere i tuoi obiettivi ed evitare inutili ostacoli. Coinvolgere i membri del tuo team aiuterà anche a definire il progetto e ad aumentare il consenso all'uso di un nuovo sistema.
La progettazione di database MS Access dovrebbe sempre iniziare con alcuni semplici concetti relativi alla tua organizzazione:
1. Definisci gli obiettivi
Quali sfide risolverà il database?
- In che modo l'organizzazione ne trarrà vantaggio? vale a dire, snellimento del processo, applicazione di percorsi di lavoro rigorosi, conservazione dei dati da un'unica fonte
- Come trarranno vantaggio gli utenti? vale a dire, dati organizzati, recupero più rapido dei dati, immissione di dati meno ridondante
- Come trarranno vantaggio i clienti? ovvero report completi/coerenti, servizio clienti più rapido, migliore tracciabilità della cronologia
2. Definisci i flussi di lavoro su carta
- Annota i passaggi necessari nel tuo flusso di lavoro ideale. Ad esempio, in un sistema per il monitoraggio dei lead di vendita, annotare l'elenco completo dei passaggi ideali da un lead di vendita fino alla chiusura di una vendita. Potrebbero esserci delle eccezioni al percorso ideale che devono essere affrontate. Spesso è una buona idea affrontare queste eccezioni una volta che il nuovo sistema ha dimostrato di funzionare bene per la maggior parte dei casi.
3. Tabelle dati e Campi dati su carta
- Le tabelle sono gli elementi costitutivi del database e dovrebbero includere tutti i dati che speri di gestire nel tuo nuovo sistema. In genere, tutti i punti dati inclusi nei moduli e nei rapporti verranno rappresentati in un campo all'interno di una tabella. In un database di monitoraggio dei lead di vendita, potresti includere tabelle e campi come:
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- Organizzazione – Include nome organizzazione, indirizzo, indirizzo2, città, stato, CAP, telefono, ecc.
- Contatto – Include nome, cognome, telefono, e-mail, ecc.
- Fonte principale – Compreso il nome della fonte, ecc.
- Stato del lead – Incluso lo stato, ecc.
- Dettagli dell'iniziativa:data dell'iniziativa, prodotto o servizio di interesse, note, ecc.
- Membro del team:iniziali, nome, cognome, ecc.
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4. Progetta moduli e rapporti su carta
- I moduli e i report diventeranno i gateway per inserire i dati nel sistema, gestire i dati nel sistema ed estrarre i dati dal sistema. Raccogli tutti i moduli e i rapporti applicabili che già utilizzi o abbozza quelli di cui avrai bisogno. Assicurati che tutti i tuoi dati essenziali siano acquisiti su questi documenti.
Nel nostro prossimo articolo, discuteremo come creare le tue tabelle in MS Access.
