Microsoft Access è un programma software che consente di creare e gestire database. È relativamente facile da usare e ha un aspetto simile ad altri prodotti Microsoft. Questo lo rende una scelta adatta per i principianti o per coloro che non hanno molta esperienza con il computer. Ci sono molte cose per cui puoi usare Access e una di queste è gestire i tuoi dipendenti. Puoi utilizzare uno dei modelli disponibili o crearne uno tuo.
Cos'è un database delle risorse umane?
Un database delle risorse umane viene utilizzato dai professionisti per archiviare le informazioni relative ai propri dipendenti, come i dettagli sulla formazione o l'orario di lavoro standard. È importante che i database dei dipendenti siano protetti perché contengono informazioni riservate. Con così tante considerazioni legali a cui pensare, è meglio raccogliere solo le informazioni di cui hai bisogno sui tuoi dipendenti.
Ecco alcuni esempi di informazioni che puoi includere in un database delle risorse umane:
- Festività e assenteismo
- Orari o orario di lavoro standard
- Schede attività e spese
- Dati personali (ad es. data di nascita, titolo professionale)
- Informazioni salariali
- Qualifiche possedute
- Dettagli formazione
Considerazioni per i database dei dipendenti
In qualità di datore di lavoro, hai la responsabilità di mantenere le informazioni dei tuoi dipendenti al sicuro. Se non segui le linee guida corrette, informazioni preziose possono essere esposte a parti non autorizzate. Potresti incorrere in sanzioni e sicuramente finirai per perdere la fiducia nei tuoi dipendenti e clienti.
Di seguito sono riportate le considerazioni da fare durante la creazione e la gestione di un database dei dipendenti:
- Memorizzare i dati in modo etico. Le informazioni dei tuoi dipendenti dovrebbero essere conservate in modo sicuro e condivise solo con persone pertinenti. Assicurati di essere conforme a leggi come il Data Protection Act 1998 e il Freedom of Information Act. I dipendenti dovrebbero anche sapere come vengono utilizzati i loro dati.
- Sicurezza. Quanto è sicuro il tuo database delle risorse umane? Se i tuoi dati sono archiviati nel cloud, ti consigliamo di sapere che tipo di misure di sicurezza sono in atto. Ti consigliamo inoltre di crittografare il database, di mantenere aggiornato tutto il software e di limitare gli utenti amministratori.
- Usabilità. Le caratteristiche principali di un database delle risorse umane sono la gestione dei record dei dipendenti, il monitoraggio delle ferie, la registrazione delle assenze e così via. Finché il database è stato creato correttamente, dovrebbe essere facile da usare. In caso contrario, contatta Arkware per saperne di più sulla creazione di un database dei dipendenti semplice e intuitivo.
- Migrazione. È possibile che un giorno potresti dover migrare a un nuovo sistema di database. Puoi migrare Microsoft Access a MySQL, SQLServer, Azure, Oracle e altri. Questo è importante in quanto non vuoi dover inserire tutto a mano.
- Dimensioni di archiviazione. Infine, scopri quanta capacità di archiviazione potrebbe essere necessaria. Pensando al futuro, puoi assicurarti che il tuo database non esaurisca lo spazio sul server. La maggior parte dei programmi di database ha grandi capacità, ma vale comunque la pena controllare.
La creazione e la manutenzione di un database delle risorse umane è una parte importante della proprietà di un'azienda. Per saperne di più sulla creazione di un database personalizzato per la tua azienda o organizzazione, contatta oggi gli esperti di database di Arkware.
