Puoi creare facilmente un rapporto raggruppato utilizzando la Creazione guidata rapporto in Access 2016.
Un report raggruppato (noto anche come report di riepilogo) è un report in cui uno o più campi vengono utilizzati per raggruppare gli altri campi. Questo può essere utile se un campo ha molti valori ripetuti, poiché puoi visualizzare il valore una volta, quindi visualizzare tutti i record che appartengono a quel gruppo.
Di seguito, utilizzeremo la Creazione guidata report per creare un report raggruppato.
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Avvia la procedura guidata per i rapporti
Fai clic su Segnalazione guidata sulla barra multifunzione (da Crea scheda).
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Seleziona i campi
Seleziona i campi che desideri vengano visualizzati nel rapporto. Puoi selezionare campi da più tabelle o query.
Per fare ciò, seleziona una tabella o una query utilizzando l'elenco a discesa.
Quindi fare doppio clic su un campo nel riquadro sinistro per spostarlo nel riquadro destro. Ripetere questa operazione per ogni campo che deve apparire nel report. I campi nel riquadro di destra appariranno nel rapporto.
Ripetere per ogni tabella/interrogazione pertinente.
Al termine, fai clic su Avanti> .
Puoi anche selezionare un campo, quindi utilizzare
> per spostarlo nell'altro riquadro.Puoi usare
>> pulsante per spostare tutti i campi. -
Scegli una tabella/campo di raggruppamento
Nel riquadro sinistro, seleziona la tabella o la query che contiene il campo in base al quale il rapporto deve essere raggruppato.
Il riquadro di destra mostrerà un'anteprima in base alla tua selezione.
Fare clic su Avanti> .
L'anteprima raggrupperà il report solo se trova un campo adatto su cui raggruppare. In caso contrario, verranno visualizzati i campi non raggruppati.
Se l'anteprima non mostra alcun raggruppamento qui, il rapporto non verrà raggruppato. In questo caso, dovrai tornare indietro e aggiungere un campo adatto per raggruppare il rapporto.
In alternativa, puoi modificare il report in un secondo momento e scegliere il campo di raggruppamento in quel momento.
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Aggiungi raggruppamento extra se necessario
Access ora ti dà l'opportunità di specificare più livelli di raggruppamento, se necessario.
Nel nostro esempio, lo lasceremo così com'è (a un livello di raggruppamento).
Fare clic su Avanti> .
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Specificare l'ordinamento se necessario
È possibile specificare i campi in base ai quali ordinare i dettagli del report. Questo ordina i campi all'interno di ciascun gruppo (non i campi raggruppati).
Al termine, fai clic su Avanti> .
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Scegli un layout
Seleziona uno dei layout preimpostati per il rapporto.
L'anteprima si aggiornerà quando selezioni un elemento. Sentiti libero di selezionarli per vedere come influiscono sul layout.
Se necessario, puoi anche modificare l'orientamento in Orizzontale.
Per il nostro esempio, lasceremo il rapporto con un Incrementato layout e un Ritratto orientamento.
Al termine, fai clic su Avanti> .
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Nomina il rapporto
Inserisci un nome per il rapporto.
Hai anche la possibilità di visualizzare in anteprima il report o di modificarne il design una volta che la procedura guidata ha terminato di crearlo.
Per il nostro esempio, lo lasceremo in Anteprima il rapporto .
Fai clic su Fine per generare il rapporto.
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Il rapporto
Il rapporto è ora creato. È raggruppato proprio come abbiamo specificato.
Riformattazione del rapporto
Potrebbe essere necessario eseguire una leggera riformattazione per rendere il rapporto più presentabile.
Nel nostro esempio, dovremo espandere la larghezza del campo della data, e magari riordinare un po' i campi, e magari rimuovere i bordi e regolare i colori di sfondo.
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Rimuovi bordo
Access ama mettere i confini intorno ai campi. Se non vuoi il bordo, puoi rimuoverlo.
Seleziona il/i campo/i da cui vuoi rimuovere il bordo.
Ora fai clic su Contorno forma dal Formato scheda sulla barra multifunzione e seleziona Trasparente dal menu contestuale.
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Esamina i colori alternati
Assicurati di prestare attenzione a come vengono visualizzati i colori alternativi (ovvero quelli che Access si applica automaticamente ai rapporti).
I colori alternati su un report raggruppato possono ridurre la chiarezza del campo raggruppato. Potresti scoprire che il campo raggruppato condivide il suo colore alternato con il campo precedente o con il campo successivo. Questo finisce per ridurre quell'aspetto "raggruppato" e potrebbe confondere il lettore su quali campi sono effettivamente raggruppati.
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Rimuovi i colori alternati
Per rimuovere i colori alternati, seleziona la sezione Dettagli del report in Visualizzazione Progettazione.
Quindi fai clic su Colore riga alternativo dal Formato scheda sulla barra multifunzione e seleziona Nessun colore dal menu contestuale.
Puoi fare la stessa cosa per il campo raggruppato. Per selezionare il campo raggruppato, seleziona NomeCampo Intestazione dove Nome campo è il nome del campo raggruppato.
Puoi anche utilizzare un carattere tipografico in grassetto per il campo raggruppato selezionando il campo, quindi facendo clic sull'icona Grassetto nella barra multifunzione.
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Il rapporto finito
Ora, visualizzando il rapporto in Anteprima di stampa (o in un'altra visualizzazione) verrà visualizzato il rapporto senza i colori alternati.
Nel nostro esempio, il campo raggruppato viene visualizzato anche con un carattere tipografico in grassetto (dopo averlo messo in grassetto usando il comando Grassetto nella barra multifunzione).
