Puoi raggruppare un rapporto su più campi abbastanza facilmente quando usi la Creazione guidata rapporto in Access 2016.
Un rapporto raggruppato (noto anche come rapporto di riepilogo) è un rapporto in cui uno o più campi vengono utilizzati per raggruppare gli altri campi.
Access consente di creare report raggruppati in più di un campo. Ad esempio, puoi raggruppare un rapporto sulle vendite per stato, quindi città.
Di seguito è riportato un altro esempio in cui creiamo un report raggruppato su due campi.
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Avvia la procedura guidata per i rapporti
Fai clic su Segnalazione guidata sulla barra multifunzione (da Crea scheda).
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Seleziona i campi
Seleziona i campi che desideri vengano visualizzati nel rapporto. Puoi selezionare campi da più tabelle o query.
Per fare ciò, seleziona una tabella o una query utilizzando l'elenco a discesa.
Quindi fare doppio clic su un campo nel riquadro sinistro per spostarlo nel riquadro destro. Ripetere questa operazione per ogni campo che deve apparire nel report. I campi nel riquadro di destra appariranno nel rapporto.
Ripetere per ogni tabella/interrogazione pertinente.
Al termine, fai clic su Avanti> .
Puoi anche selezionare un campo, quindi utilizzare
> per spostarlo nell'altro riquadro.Puoi usare
>> pulsante per spostare tutti i campi. -
Scegli una tabella/campo di raggruppamento
Nel riquadro sinistro, seleziona la tabella o la query che contiene il campo in base al quale il rapporto deve essere raggruppato.
Questo sarà il raggruppamento di primo livello in cui sono raggruppati tutti gli altri campi.
Il riquadro di destra mostrerà un'anteprima in base alla tua selezione.
Fare clic su Avanti> .
L'anteprima raggrupperà il report solo se trova un campo adatto su cui raggruppare. In caso contrario, verranno visualizzati i campi non raggruppati.
Se l'anteprima non mostra alcun raggruppamento qui, il rapporto non verrà raggruppato. In questo caso, dovrai tornare indietro e aggiungere un campo adatto per raggruppare il rapporto.
In alternativa, puoi modificare il report in un secondo momento e scegliere il campo di raggruppamento in quel momento.
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Aggiungi il/i campo/i extra
Qui è dove puoi selezionare il secondo campo su cui raggruppare.
Questo campo, se selezionato, viene inserito tra il raggruppamento di primo livello e gli altri campi.
Fare clic su Avanti> .
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Specificare l'ordinamento se necessario
È possibile specificare i campi in base ai quali ordinare i dettagli del report. Questo ordina i campi all'interno di ciascun gruppo (non i campi raggruppati).
Al termine, fai clic su Avanti> .
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Scegli un layout
Seleziona uno dei layout preimpostati per il rapporto.
L'anteprima si aggiornerà quando selezioni un elemento. Sentiti libero di selezionarli per vedere come influiscono sul layout.
Se necessario, puoi anche modificare l'orientamento in Orizzontale.
Per il nostro esempio, lasceremo il rapporto con un Incrementato layout e un Ritratto orientamento.
Al termine, fai clic su Avanti> .
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Nomina il rapporto
Inserisci un nome per il rapporto.
Hai anche la possibilità di visualizzare in anteprima il report o di modificarne il design una volta che la procedura guidata ha terminato di crearlo.
Per il nostro esempio, lo lasceremo in Anteprima il rapporto .
Fai clic su Fine per generare il rapporto.
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Il rapporto
Il rapporto è ora creato. Ha due livelli di raggruppamento, come specificato.
Riformattazione del rapporto
Potrebbe essere necessario riformattare un po' il rapporto per renderlo più presentabile.
Nel nostro esempio, dovremo espandere la larghezza del campo della data, riorganizzare leggermente i campi e regolare i colori di sfondo alternati.
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Modifiche alla formattazione nella visualizzazione layout
Puoi passare dalla visualizzazione layout alla visualizzazione design a seconda di ciò che ritieni più semplice.
In questo esempio, utilizziamo la visualizzazione layout per modificare il formato della data. Layout View rende questo genere di cose più facili da controllare, perché mostra dati reali nei campi.
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Esamina i colori alternati
Assicurati di prestare attenzione a come vengono visualizzati i colori alternativi (ovvero quelli che Access si applica automaticamente ai rapporti).
I colori alternati su un report raggruppato possono ridurre la chiarezza del campo raggruppato. Potresti scoprire che il campo raggruppato condivide il suo colore alternato con il campo precedente o con il campo successivo. Questo finisce per ridurre quell'aspetto "raggruppato" e potrebbe confondere il lettore su quali campi sono effettivamente raggruppati.
Questo diventa ancora più un problema man mano che aggiungi campi più raggruppati.
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Rimuovi i colori alternati
Per rimuovere i colori alternati, seleziona la sezione Dettagli del report in Visualizzazione Progettazione.
Quindi fai clic su Colore riga alternativo dal Formato scheda sulla barra multifunzione e seleziona Nessun colore dal menu contestuale.
Puoi fare la stessa cosa per i campi raggruppati. Per selezionare il campo raggruppato, seleziona NomeCampo Intestazione dove Nome campo è il nome del campo raggruppato.
Dovrai farlo per ogni campo raggruppato se desideri rimuovere tutti gli sfondi alternati.
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Formatta il campo dell'intestazione superiore
Ora che abbiamo rimosso i colori di sfondo alternati, non sarebbe male aggiungere un colore di sfondo all'intestazione di livello superiore. Questo lo distinguerà dall'intestazione di secondo livello e da altri campi.
Per fare ciò, seleziona NomeCampo Intestazione dove Nome campo è il nome del campo raggruppato, quindi fai clic su Riempimento forma sulla barra multifunzione (da Formato scheda) e scegli un colore.
Potrebbe anche essere necessario impostare il campo stesso su trasparente se il suo colore è diverso dallo sfondo.
Puoi anche utilizzare un carattere in grassetto per il campo raggruppato selezionando il campo, quindi facendo clic sull'icona Grassetto nella barra multifunzione.
La formattazione applicata qui è solo un suggerimento. Esistono molti altri modi per formattare un rapporto. Vai avanti e sperimenta.
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Il rapporto finito
Ora, visualizzando il rapporto in Anteprima di stampa (o in un'altra visualizzazione), il rapporto verrà visualizzato senza i colori alternati.
Nel nostro esempio, il campo raggruppato viene visualizzato anche con un carattere tipografico in grassetto (dopo averlo messo in grassetto usando il comando Grassetto nella barra multifunzione).
