Come imprenditore, vorrai archiviare le informazioni sulle risorse umane in un luogo sicuro, protetto e stabile. Le informazioni sulle risorse umane sono sensibili perché contengono reclami sul posto di lavoro, problemi disciplinari, test antidroga, incidenti sui risarcimenti dei lavoratori, problemi medici dei dipendenti e altro ancora. Il modo migliore per archiviare questi dati sensibili è in formato digitale.
Diamo un'occhiata a cos'è un database delle risorse umane e ai vantaggi di averne uno per la tua azienda.
Cos'è un database delle risorse umane?
Un database delle risorse umane è un hub centrale per le informazioni sui dipendenti. I dipartimenti delle risorse umane utilizzano questo software per tenere traccia dei seguenti tipi di dati:
- Dettagli del dipendente
- Dettagli vacanza
- Tassi di assenteismo
- Programma dei turni di lavoro
- Orario di lavoro standard
- Orari di entrata e di uscita
- Schede attività dei dipendenti
- Spese aziendali
Poiché queste informazioni sono sensibili, ci sono molte considerazioni legali da considerare. Dovresti sapere come archiviare questi dati ai sensi dell'HIPAA e del GDPR, oltre a sapere per quanto tempo puoi conservarli. Questo vale sia per gli attuali dipendenti, ex membri del personale e candidati al lavoro.
In che modo un database delle risorse umane può aiutare la tua azienda?
Una volta impostato un database delle risorse umane per la tua azienda, non ti guarderai indietro! Questi database semplificano i processi delle risorse umane e mantengono i dati archiviati in un ambiente sicuro. In questo modo, puoi dimostrare ai tuoi dipendenti che prendi sul serio la loro riservatezza.
Ecco alcuni dei vantaggi che puoi aspettarti dall'avere un database delle risorse umane per la tua azienda:
- Efficienza. La gestione di un database delle risorse umane ottimizza la produttività del tuo team. Tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni basate sui dati si trovano in un'unica posizione centrale.
- Rapporto costo-efficacia. A lungo termine, avere un database delle risorse umane può far risparmiare denaro alla tua azienda. Il tuo database funzionerà per te in modo che il tuo personale possa concentrarsi su altre attività. Inoltre, la protezione delle informazioni sensibili può prevenire una costosa violazione.
- Precisione. Quando devi prendere decisioni, è imperativo fare affidamento su informazioni accurate. Con un database, ci sono meno errori HR, consentendoti di prendere decisioni corrette.
- Miglioramento della conformità normativa. Archivia tutti i dati sensibili in un unico posto in modo che sia più facile rimanere in conformità con il GDPR. Questo mostra anche ai dipendenti che tieni alla loro privacy.
La tua azienda dovrebbe avere un database delle risorse umane?
È probabile che la tua azienda possa trarre vantaggio da un database delle risorse umane. Molte piccole e medie imprese spesso non sono sicure di questo, ma in base ai vantaggi di cui sopra, puoi vedere come questi database possono aiutare la tua azienda a funzionare in modo più efficiente mantenendo al sicuro le informazioni dei dipendenti.
In effetti, come azienda più piccola, probabilmente non hai le risorse per gestire una violazione della sicurezza. Fortunatamente, non hai bisogno di nulla di elaborato o costoso per portare a termine il lavoro. Puoi utilizzare Microsoft Access per creare un database delle risorse umane o collaborare con un esperto di database come Arkware per crearne uno per te.
Per saperne di più sui database HR e su come possono supportare le tue operazioni aziendali, contatta Arkware per una consulenza gratuita.
