Continuando la nostra serie di suggerimenti, trucchi e linee guida con Microsoft Access, condividi alcuni elementi aggiuntivi per questo mese. Gli articoli in corso continueranno a concentrarsi sulle tabelle all'interno di un database di Access.
Usi le tabelle per gli elenchi a discesa?
Le tabelle all'interno di un database di Access vengono utilizzate per archiviare tutte le informazioni del database. Questo è lo scopo fondamentale per tutti i dati all'interno del database. Ma quali altri motivi ci sarebbero per archiviare altri componenti del database?
Nella maggior parte dei database, ci sono scelte per gli elenchi a discesa nei moduli. Ad esempio, una tabella cliente memorizzerà un campo come uno stato negli Stati Uniti. Un altro esempio potrebbe essere un prodotto specifico che un'azienda sta vendendo o producendo o un altro esempio potrebbe essere un tavolo per riporre i dipendenti, ecc. C'è un'opzione in un modulo chiamato lista valori, ma per gestire meglio le scelte, una tabella separata deve essere utilizzato per memorizzare gli elementi specifici contenuti nell'elenco.
Per garantire che ogni record abbia il valore corretto, la tabella delle opzioni dovrebbe essere la fonte primaria del valore. Non vorresti che l'utente finale "inventasse" i valori al volo in quanto ciò potrebbe portare a inserire valori incoerenti per qualsiasi motivo.
La tabella dei dipendenti come indicato di seguito può avere il seguente design.
Come notato, ha senso impostare lo stato di ciascun dipendente su "Attivo" poiché questi sono i dipendenti che verranno inclusi nell'elenco a discesa. Non eliminandoli, sono ancora disponibili per un uso futuro.
Suggerimento – Può essere utile assegnare un nome alla tabella dell'elenco a discesa effettiva in modo corretto. Ad esempio, nominando tutte le tabelle per gli elenchi a discesa che iniziano con "TblDrp…..." le memorizzerà tutte insieme nella finestra del database come indicato nella figura seguente:
Convalida dei dati durante l'immissione di dati nel database a livello di tabella
Insieme alle tabelle a discesa che impongono dati accurati nelle tabelle, un altro metodo all'interno della tabella stessa è l'impostazione di una regola di convalida. Questo viene fatto nella progettazione della tabella all'interno delle proprietà del campo stesso.
Ad esempio, per assicurarti che venga inserita una data di spedizione futura precisa, puoi utilizzare una regola di convalida per controllarla procedendo come segue.
Regola di convalida:[ShippedDate]>=Date()
Testo di convalida:la data di spedizione deve essere la data corrente o una data futura.
Vedi la figura sotto
Quando la regola di convalida è "non valida", viene visualizzato il seguente messaggio. Vedi figura sotto.
Questi sono solo alcuni suggerimenti per risparmiare tempo quando si utilizzano le tabelle di Access. Se hai problemi a sapere come iniziare con Microsoft Access, contatta oggi Arkware per qualsiasi esigenza di database.
