Se dovessi tirare a indovinare, quanto tempo pensi di dedicare alle riunioni ogni settimana? Secondo questo articolo, il middle management trascorre in media il 35% del proprio tempo nelle riunioni, mentre il top management trascorre fino al 50% nelle riunioni. Il peggio è quando trascorri tutto questo tempo in discussioni e si rivelano inefficaci. Le riunioni sono qui per restare, ma ci sono modi per rendere questo momento più produttivo.
Qui ad Arkware, trascorriamo molto tempo negli incontri con i clienti e tra di noi. È importante offrire le migliori soluzioni di database e incontrarsi insieme è uno dei modi in cui raggiungiamo questo obiettivo. Ecco le strategie che utilizziamo per mantenere le nostre riunioni più produttive.
1. Sapere quando ospitare una riunione
Prima di convocare una riunione, ci assicuriamo che sia il modo migliore per risolvere una sfida o affrontare un problema. Se un'e-mail o un promemoria porterà tutti sulla stessa pagina, lo invieremo invece. Vogliamo che le nostre riunioni siano un uso prezioso del tempo di tutti.
2. Pianifica le riunioni al momento giusto
Pianifichiamo riunioni nei momenti in cui le persone hanno meno probabilità di essere distratte. Il venerdì pomeriggio – sicuramente non è un buon momento per tenere una riunione. La ricerca mostra che anche le riunioni tenute durante l'ora di pranzo quando le persone sono affamate e distratte sono meno produttive, quindi evitiamo anche questi orari. I periodi migliori per tenere le riunioni sono dalle 9:00 alle 11:00 o dalle 14:00 alle 16:00 il martedì, il mercoledì e il giovedì.
3. Invita le persone giuste
Non tutti devono essere presenti alla maggior parte delle riunioni. Invita solo il personale che trarrà beneficio dalla discussione, ad esempio coloro che hanno qualcosa da contribuire o saranno interessati dall'argomento della conversazione. Tutti gli altri possono utilizzare questo tempo per lavorare con i clienti e completare altre attività.
4. Crea un'agenda
Prima della riunione, crea un'agenda e una sequenza temporale. Condividilo con le persone che vengono alla riunione in modo che sappiano cosa aspettarsi. Avere un'agenda consente a tutti di seguire e rimanere in tema. Se l'argomento va di lato, non aver paura di entrare e riportare indietro la conversazione.
5. Scegli una posizione comoda
Abbiamo notato che una posizione comoda aiuta le persone a rimanere concentrate nelle riunioni. Scegli uno spazio luminoso e ben illuminato con comodi posti a sedere in modo che le persone non si sentano a disagio per la prossima mezz'ora. È anche un'ottima idea avere una lavagna o uno schermo per videoproiettore che tutti possano guardare durante la riunione.
6. Mantieni le riunioni brevi
È meglio avere più riunioni brevi che una riunione lunga. Le persone si annoiano e si distraggono quando si siedono troppo a lungo sullo stesso sedile. Inoltre, questo riduce il tempo che potrebbero svolgere altre attività. Se puoi, mantieni le riunioni di circa 30 minuti.
7. Evita le lezioni
Ricorda che stai tenendo una riunione, non una conferenza. Quindi, evita di tenere conferenze e annoiare il tuo pubblico. Un incontro è un momento in cui tutti possono parlare, scambiare idee, esprimere le proprie preoccupazioni e altro ancora. Lascia che tutti possano contribuire, motivo per cui è importante scegliere con attenzione chi stai invitando.
Se la tua azienda richiede riunioni, ci sono modi per renderle più produttive per te e i tuoi dipendenti. Seguendo le strategie di cui sopra, puoi rendere questo tempo prezioso per tutti in ufficio!
