La maggior parte delle nuove organizzazioni o progetti passa rapidamente dalla gestione del flusso di lavoro su carta al monitoraggio dei dati su fogli di calcolo. Il prossimo passo logico è implementare un database relazionale che colleghi correttamente tutti i tuoi dati e alla fine offra molti vantaggi per i tuoi investimenti.
Cosa può fare un database per la mia attività?
- Organizzazione: Un database può aiutare a fornire una struttura ai tuoi processi aziendali.
- Convalida dei dati: Un database consente regole di formattazione per l'immissione dei dati (ad es. i campi possono essere obbligatori, avere una formattazione rigorosa come un numero di telefono o un codice postale o avere un numero massimo di caratteri).
- Efficienza: I database eliminano la necessità dell'immissione di dati ridondante tipica dei fogli di calcolo.
- Sicurezza dei dati: I database offrono una maggiore sicurezza per gli utenti rispetto a un foglio di calcolo sotto forma di accesso degli utenti al sistema e restrizioni sull'accesso ai dati che sono visualizzabili.
- Rapporti: Molto semplicemente, il reporting è molto più affidabile da un database in cui è possibile generare rapidamente intervalli di record per un singolo cliente o set di dati.
- Ricerca: Per lo stesso motivo dei rapporti, la ricerca in base a più criteri è più semplice con un database e consente agli utenti di perfezionare rapidamente record specifici.
- Condivisione dei dati: Molti utenti di database possono accedere allo stesso file e dati contemporaneamente. Pertanto, non vi sono duplicazioni di file, modifiche dei singoli utenti e conflitti di formattazione comuni con i fogli di lavoro.
- Maggiore capacità: I database ospitano un volume di dati molto grande. In confronto, i fogli di lavoro sono molto più limitati.
- Dati storici: I dati meno recenti possono essere archiviati in un database molto più facilmente o facilmente accessibili per la creazione di report. Mantenere attivi tutti i dati storici molto probabilmente spingerebbe i limiti di un foglio di lavoro a essere troppo grande e poco pratico.
Perché scegliere MS Access rispetto ad altri database?
- Popolarità: MS Access è il database desktop più diffuso e viene fornito di serie in molti pacchetti MS Office.
- Economico: Il software MS Access è molto economico (escluso il tempo di sviluppo).
- Autoaccensione: Un utente inesperto può ottenere risultati utili.
Quali sono alcune limitazioni di MS Access?
- Mancanza di supporto: È normale che i primi sforzi di sviluppo di MS Access siano avviati da un membro del team che ha già una responsabilità a tempo pieno. Quando questi membri del team non sono più disponibili o hanno lasciato l'azienda, spesso non rimane nessuno con l'esperienza per continuare a supportare il database. Inoltre, molti consulenti esperti stanno attualmente scegliendo la pensione o sono passati a soluzioni di database più moderne; lasciando un vuoto per i database MS Access legacy che necessitano di supporto.
- Corruzione: Ci sono molte ragioni per cui un file di database di MS Access può essere danneggiato o danneggiato. Sia i guasti hardware che i problemi software sono da biasimare. Senza un'adeguata protezione da questi problemi, questi database possono diventare molto inaffidabili.
- Scalabilità: Sebbene in MS Access siano consentiti più utenti, il database viene rapidamente sovraccaricato. Inoltre, rispetto ad altri database, MS Access ha un limite basso per la quantità massima di dati supportati.
- Mancanza di esperienza per gli sviluppatori: Molti sviluppatori fai-da-te e non programmatori superano rapidamente le loro teste durante lo sviluppo. Inoltre, le prime decisioni di progettazione possono avere un forte impatto sull'usabilità e l'espandibilità del database in futuro.
- Aggiornamenti: Molte sfide, come l'incompatibilità delle versioni, si verificano spesso durante la migrazione dei dati correnti al software aggiornato.
- File server: MS Access è un'applicazione File Server (non un'applicazione Client Server). Ciò significa che l'intero database e il software risiedono nella memoria del computer di ciascun utente. Questo è inefficiente e può portare a errori e potenziale danneggiamento.
- La complessità è prevista: Se si prevede che l'uso di questo database diventi mission-critical o soddisfi un'esigenza molto maggiore rispetto a quanto originariamente previsto, si consiglia di cercare database alternativi come uno progettato utilizzando SQL Server.
- Conformità: Alcune regole (come i requisiti del Sarbanes-Oxley Act – SOX, HIPAA e PCI – Payment Card Industry) che si applicano a molte aziende garantiscono l'uso di un database di fascia più alta e completamente controllabile.
Le esigenze di database di un'organizzazione sono generalmente imprevedibili e cambiano nel tempo. I database sani vengono creati e alla fine crescono e si modificano nel corso della vita di un'azienda. Di fronte a queste sfide, i database di MS Access spesso continuano a essere utilizzati "così come sono" e generalmente funzionano abbastanza bene. Tuttavia, quando si presenta un'emergenza, può essere difficile trovare un supporto affidabile ed esperto. Pertanto, si consiglia vivamente di pianificare in anticipo le fasi successive dello sviluppo e di avere un team esperto che possa aiutare. Che sia necessario un piccolo miglioramento del database o un piano completo per il futuro, Arkware è pronto per essere la tua guida! 
