Continuando la nostra serie di Suggerimenti – Trucchi e linee guida con Microsoft Access, condividiamo alcuni elementi aggiuntivi. Gli articoli in corso continueranno a concentrarsi sulle tabelle all'interno di un database di Access.
Tabelle di database e relazioni tra tabelle
Cosa sono esattamente le relazioni tra le tabelle del database e perché vorresti usarle? La progettazione di un database con più tabelle può essere particolarmente impegnativa. Non solo devi determinare tutte le tabelle del database, ma comprendere il concetto di database per quanto riguarda più tabelle è un'impresa difficile.
Alcune persone rinunciano a provare a farlo e gravitano rapidamente su MS Excel. In poco tempo, si trovano nell'incubo di un foglio di calcolo di avere più fogli di calcolo collegati tra loro attraverso il grande baratro di una rete condivisa. Le persone accedono a Excel, perché non hanno il tempo o le conoscenze per creare un database di Access.
Quindi, supponendo che tu voglia creare un database in Access, la finestra delle relazioni tra tabelle in Access può essere estremamente utile. La mia opinione professionale è di non creare nulla nel tuo database finché non puoi mappare tutte le relazioni usando questa funzione. Nella figura seguente, vediamo una relazione standard tra un cliente e un ordine.
Questo articolo si concentrerà sulla relazione "uno a molti". Cosa significa questa relazione e come viene utilizzata? Nell'esempio sopra, le informazioni sul cliente vengono memorizzate come "uno ” e gli ordini vengono memorizzati come “molti " relazione. Perché vorresti memorizzare le informazioni sui clienti più di una volta? Gli ordini o molti lati memorizzeranno il CustomerID solo più di una volta perché un cliente può ordinare più di una volta.
Ad esempio, se un'azienda di foche per vialetti asfalta il tuo vialetto. In questo caso, il cliente viene memorizzato nella tabella del cliente e tutti i dettagli del cappotto/ordine verranno memorizzati nella tabella degli ordini.
A due anni dalla prima sigillatura, il vialetto dovrà essere nuovamente sigillato. Il cliente è già nel database, quindi viene creato un nuovo ordine per lo stesso cliente. Nella maschera sottostante la visualizzazione degli ordini mostra lo sviluppo finale una volta create le tabelle.
Nell'esempio precedente, le informazioni sul lavoro del cliente sono il componente principale della relazione uno-a-molti. Se è necessario un nuovo lavoro per lo stesso cliente, tutto ciò che l'utente fa è selezionare il pulsante nuovo lavoro nel diagramma sottostante.
Una volta aggiunto il nuovo lavoro, la schermata di riepilogo del cliente cambia per riflettere il secondo lavoro per lo stesso cliente. Vedi il diagramma sottostante.
Quindi questo ci riporta alle relazioni del tavolo, ma colma anche il divario sul motivo per cui hai impostato le relazioni in primo luogo.
La figura sopra è il risultato della creazione delle tabelle e dei moduli. La figura seguente mostra il punto in cui è iniziata quando si impostano le relazioni della tabella per cominciare. L'ID cliente nella tabella clienti corrisponde a un ordine nella tabella Ordini.
Suggerimento – Non iniziare mai a creare moduli di immissione di database in un database di Access prima di aver mappato tutta la struttura della tabella.
Gli elementi secondari nel diagramma seguente includono quanto segue:
- Applica integrità referenziale – Non è possibile inserire un ordine nella tabella degli ordini fino a quando non viene prima creato quel cliente. Ciò impedisce la creazione di ordini "persi" senza un cliente.
- Campi correlati aggiornati a cascata – Se il valore del campo ID cliente cambia nella tabella cliente, tutti i valori ID cliente associati cambieranno anche nella tabella ordini. Questo è più diffuso in un database in cui i codici prodotto o i valori ID dipendente cambiano.
- Elimina a cascata i record correlati – Se elimini un cliente, verranno eliminati anche tutti gli ordini associati. Ancora una volta, questo impedisce che i record "persi" o "orfani" vengano lasciati soli nelle tabelle a valle.
In sintesi, progettare un database con più tabelle non è un compito facile. Tuttavia, è possibile con una grande quantità di ricerca e duro lavoro, può essere fatto. È davvero un puzzle che risolvi e tutti i pezzi sono davanti a te quando si tratta di tracciare i dati all'interno dei tuoi processi quotidiani.
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