Combina Access 2016 con Word per indirizzare le buste a un elenco di persone.
Una stampa unione ti consente di indirizzare le buste a tutte le persone in una tabella o in una query.
Nell'esempio seguente, illustreremo il processo di impostazione delle buste con nomi e indirizzi, in modo che siano pronte per la stampa e l'invio.
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Avvia la procedura guidata per la stampa unione
Seleziona la tabella o la query che contiene l'elenco di nomi e indirizzi.
Fai clic su Unisci parole in Importa e collega gruppo dai Dati esterni scheda sulla barra multifunzione.
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Seleziona l'opzione documento
Scegli se vuoi collegare i dati a un documento esistente o crearne uno nuovo.
Per questo esempio creeremo un nuovo documento da zero.
Fai clic su Crea un nuovo documento e quindi collega i dati ad esso .
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Passa a Microsoft Word
A questo punto, Microsoft Word dovrebbe essere aperto e lampeggiare nella barra delle applicazioni.
Fare clic sul pulsante Microsoft Word nella barra delle applicazioni per aprire Word.
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Seleziona il tipo di documento
Seleziona il tipo di documento su cui desideri lavorare.
Per questo esempio, stiamo eseguendo una stampa unione in modo da poter inserire nomi e indirizzi sulle buste.
Quindi seleziona Buste dalla procedura guidata Stampa unione a destra dello schermo.
Fai clic su Avanti:avvio del documento
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Seleziona il formato busta e altre opzioni
Seleziona Modifica layout documento quindi fai clic su Opzioni busta... per avviare le Opzioni busta finestra di dialogo.
Fare clic su OK al termine.
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Rivedi e continua
Il Usa il documento corrente è ora selezionato.
La busta viene ora visualizzata in proporzioni relative al formato selezionato.
Verifica che sia corretto e fai clic su Avanti:seleziona i destinatari per continuare.
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Seleziona Destinatari
Qui è dove puoi selezionare i destinatari. Tuttavia, Word riconosce che stiamo già utilizzando una tabella di Access, quindi Utilizza un elenco esistente è ora selezionato, con i dettagli elencati di seguito.
Verifica che sia corretto e fai clic su Avanti:Organizza la busta per continuare.
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Disponi la busta
Fare clic sulla busta in cui dovrebbe andare il blocco di indirizzi.
Quindi fai clic su Blocco indirizzi... dalla procedura guidata Stampa unione.
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Inserisci blocco indirizzo
Utilizzare questa finestra di dialogo per determinare come verranno visualizzati i campi sulla busta.
A seconda di come è stato progettato il tuo database, potresti essere in grado di selezionare Inserisci il nome del destinatario in questo formato e Inserisci indirizzo postale .
Tuttavia, se l'anteprima della busta è vuota (come in questo esempio), dovrai abbinare i campi.
Per abbinare i campi, fai clic su Corrispondenza campi... .
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Campi di corrispondenza
Usa questa finestra di dialogo per abbinare i campi che appaiono sulla busta con i campi del tuo database.
Utilizza l'elenco a discesa per selezionare dal database un campo che corrisponda al campo a sinistra.
In questo esempio, c'è un solo campo obbligatorio ( Azienda ). Possiamo usare Nome Cliente dal nostro database per questo campo (il nostro database ha solo un campo per il nome del cliente). Se avessimo selezionato Inserisci il nome del destinatario e Inserisci indirizzo postale nella finestra di dialogo precedente, ci sarebbero molti più campi obbligatori, alcuni dei quali non abbiamo campi corrispondenti nel nostro database. Pertanto, deselezionando quell'opzione nel passaggio precedente, la procedura guidata è meno restrittiva e possiamo continuare abbinando alcuni dei campi facoltativi.
Se ti trovi in una situazione simile e prevedi di eseguire più unioni di posta in futuro, potresti voler controllare Ricorda questa corrispondenza per questo set di origini dati su questo computer per evitarti di dover abbinare manualmente i campi ogni volta.
Fare clic su OK dopo aver abbinato i campi che ti servono.
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Esamina e chiudi la finestra di dialogo
Ora l'anteprima della busta mostra un indirizzo dal nostro elenco.
Verifica che appaia nel formato corretto. Usa le piccole frecce per scorrere l'elenco, se necessario.
Noterai anche che Inserisci indirizzo postale è ora selezionato.
Fare clic su OK per continuare.
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Rivedi e continua
La finestra di dialogo si è chiusa e ora siamo di nuovo al Disponi la tua busta passo.
Noterai che «Blocco indirizzi» viene ora visualizzato sulla busta in cui apparirà l'indirizzo.
Fai clic su Avanti:visualizza in anteprima le buste per continuare.
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Visualizza l'anteprima delle buste
La busta di anteprima ora mostra i nomi e gli indirizzi effettivi dal nostro database, esattamente come appariranno quando verranno spediti.
Puoi utilizzare i piccoli pulsanti freccia per navigare nell'elenco e vedere come vengono visualizzati gli altri record.
Se tutto sembra a posto, fai clic su Avanti:completa l'unione .
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Completa l'unione
Mail Merge è pronta per produrre le tue buste.
Fai clic su Stampa... per stampare le buste.
