Molte aziende utilizzano Microsoft Excel per gestire i propri dati, ma non sanno cosa si perdono se non eseguono l'aggiornamento a un database! I fogli di calcolo possono sembrare simili ai database, ma un foglio di calcolo non è potente quanto uno. Inoltre, ottenere informazioni dentro e fuori da un foglio di calcolo è spesso noioso e ingombrante. È richiesto un sacco di immissione manuale dei dati e questo aumenta il rischio di errori.
Se stai cercando di eseguire l'aggiornamento da Microsoft Excel a Microsoft Access, stai facendo un'ottima scelta che consentirà alla tua azienda di essere più sicura ed efficiente. Di seguito condividiamo alcuni suggerimenti su come vedere il più grande ritorno dal tuo database di Access.
MS Access è facile da usare. Puoi usarlo senza dover imparare un linguaggio di programmazione.
Microsoft Access è disponibile con l'abbonamento a Office e non è necessario imparare un linguaggio di programmazione per usarlo. L'accesso è considerato un'applicazione di database non tecnica che è facile da usare per la persona media. In effetti, puoi usarlo per creare app senza bisogno di uno sfondo nella codifica.
Ti consigliamo di immergerti in Access e testare le funzionalità per familiarizzare con le differenze tra un database e un foglio di calcolo. Ma non perdere tempo a cercare di imparare un nuovo linguaggio di programmazione. Ciò non è necessario per utilizzare le funzioni di base di Microsoft Access.
Utilizza solo il numero di tabelle richiesto dalla tua applicazione.
Non esiste un numero "giusto" di tabelle di cui hai bisogno nella tua applicazione. Usa l'importo appropriato, né di più, né di meno. Gli utenti di database principianti hanno la tendenza a utilizzare troppe poche tabelle e finiscono per cercare di stipare troppe informazioni in un unico posto. D'altra parte, alcuni utenti creano dozzine di database, quando ne hanno davvero bisogno solo alcuni.
Evita dati ripetitivi e ridondanti.
Un'altra cosa che vorrai evitare è ripetere i dati in una singola tabella. La progettazione del database relazionale gestisce i dati ripetuti suddividendoli in una tabella separata. Quindi, se ti ritrovi a numerare nomi di campi come Articolo 1, Articolo 2, Articolo 3 , ecc., creare una tabella separata per memorizzare i dati.
Lo stesso vale per i dati ridondanti:evitalo! Non è necessario che i dati ridondanti siano nel tuo database e possono effettivamente corrompere i tuoi dati. Ad esempio, se hai il nome di un cliente memorizzato in due tabelle e aggiorni solo una delle tabelle, i dati non sono più affidabili.
Utilizza una convenzione di denominazione per evitare confusione.
Quando scegli una convenzione di denominazione per i tuoi oggetti di database, dovresti attenerti ad essa per evitare confusione. In questo modo, tutte le tabelle, le colonne, i vincoli e gli altri oggetti del database verranno denominati in modo coerente e affidabile. La buona notizia è che puoi scegliere qualsiasi convenzione di denominazione che desideri (entro limiti ragionevoli):la chiave è essere coerenti.
Usa i valori null solo quando è necessario.
I null sono spesso abusati. Il vero scopo dell'utilizzo di null è quando un campo di informazioni è veramente sconosciuto. Questo è diverso da un campo che deve essere lasciato vuoto. Ad esempio, quando si compilano le righe Indirizzo 1 e Indirizzo 2 su una tabella, la riga Indirizzo 2 viene solitamente lasciata vuota. Ma "vuoto" è un valore noto, quindi non è necessario inserire null.
Consulta un esperto di consulenza di Microsoft Access.
Infine, assicurati di avere un esperto di tecnologia Microsoft con cui consultare. Man mano che la tua azienda cresce e cambia, anche le tue esigenze di database potrebbero. È importante che il tuo database funzioni sempre per te e ti fornisca dati sicuri e coerenti. Collaborando con un team di esperti di database, puoi ottenere il massimo dal tuo database.
Arkware fornisce supporto Microsoft Access e servizi di sostituzione per aziende di tutte le dimensioni. Pianifica la tua consulenza gratuita per discutere le tue esigenze di database.
