Quasi tutte le aziende nel mondo utilizzano Microsoft Excel. Per creare semplici fogli di calcolo, è probabilmente il miglior software al mondo. Ma man mano che un'azienda cresce e i fogli di calcolo diventano più complicati, Excel mostrerà i suoi limiti. È qui che entra in gioco Microsoft Access.
Quando la tua azienda gestisce set di dati di grandi dimensioni, potrebbe essere il momento di iniziare a considerare la migrazione dei tuoi dati ad Access. MS Access è un eccellente programma software in grado di semplificare la contabilità, la gestione dei prodotti e altro ancora.
Ecco 6 modi in cui Microsoft Access può supportare le tue funzioni aziendali:
1. Facile da sviluppare un database personalizzato
La funzione principale di Microsoft Access è la creazione di database personalizzati. L'impressionante funzionalità ti consente di lavorare con set di dati di grandi dimensioni e di conservare le informazioni in modo strutturato. Che tu stia lavorando con i dati dei clienti o con i tuoi, questo può essere estremamente importante sia per la sicurezza che per la gestione del tempo.
La creazione di un database personalizzato può essere estremamente utile per più processi aziendali, tra cui la gestione del tempo di inventario, la gestione dei progetti e altro ancora. Microsoft Access Development è la soluzione più versatile per creare un database personalizzato per la tua azienda. È relativamente facile da capire, fa risparmiare molto tempo e può comportare costi inferiori per la tua attività.
2. Mantieni la coerenza
Quando si tratta di lavorare con i dati, è importante mantenere la coerenza. Con Microsoft Access, puoi ridurre al minimo eventuali incongruenze o errori causati da errori umani. Questo grazie alla capacità di automatizzare i processi in Access. Invece di registrare i dati a mano, Access può estrarre dati da più origini diverse e persino identificare discrepanze nei dati. Ad esempio, se la tua azienda ha realizzato una media di 200 vendite al giorno e all'improvviso ne sono state registrate 2000, potresti scoprirlo con una query di Access.
La contabilità è uno dei processi aziendali in cui la coerenza è fondamentale. Durante tutto l'anno, i numeri alla base di un'azienda devono essere registrati in modo accurato e coerente. Quando questi dati vengono registrati in Excel (o in un altro programma per fogli di calcolo, esiste un enorme potenziale di errore umano. L'utilizzo di Access può rimuovere questo rischio di errore umano attraverso l'automazione. Pertanto, è una scelta più sicura per le aziende.
Un altro modo per mantenere la coerenza consiste nell'utilizzare i menu a discesa per la selezione da un elenco standard, consentendo agli utenti di evitare di digitare valori e accelerare l'immissione dei dati.
3. Accessibilità
L'accessibilità è un altro motivo per cui le grandi aziende scelgono MS Access. Se un utente apporta una modifica a un database, questa verrà mostrata immediatamente agli altri utenti. Ciò rende molto più facile per i dipendenti lavorare sullo stesso file. Funziona come una soluzione basata su cloud, il che la rende eccellente per la collaborazione istantanea.
Microsoft Access è anche relativamente facile da usare. Per gli utenti MS Office esistenti, l'interfaccia è intuitiva. Tuttavia, per creare database complessi, i dipendenti avranno bisogno di una formazione. La semplicità e la scalabilità di MS Access sono entrambi enormi vantaggi:può essere utilizzato da tutti, dal personale non formato ai consulenti di Microsoft Access.
4. Banca dati prodotti
Microsoft Access è un'ottima piattaforma da utilizzare per archiviare un inventario aziendale. Quando la tua attività cresce, dovrai creare fogli di calcolo più complessi che contengano informazioni sui prodotti e dati sulle vendite. Non puoi aspettarti che tutto il tuo personale ricordi nomi, descrizioni o codici lunghi associati a ciascun elemento nel database. È qui che entra in gioco Microsoft Access:consente agli utenti di cercare elementi per nome, codice o descrizione e persino di esportare i dati in un foglio di calcolo Excel. Ciò è utile anche per monitorare i livelli delle scorte.
5. Database facili da migrare
Microsoft Access è il software di database più popolare al mondo ed è in circolazione dal 1992. Ciò significa che gli sviluppatori hanno avuto tutto il tempo per renderlo intuitivo. Questo design intuitivo si estende oltre l'effettiva memorizzazione dei dati in attività più complicate come la migrazione dei dati. Puoi migrare facilmente set di dati da altri programmi di database e utilizzare strumenti di dati Microsoft come SQL Server.
6. Economico
Man mano che la tua azienda si espande, dovrà archiviare più dati. Assumere una società di terze parti per gestire l'archiviazione dei dati può essere costoso, quindi è più conveniente mantenerla internamente. Ciò significa che hai bisogno di un software di archiviazione dati. Microsoft Access non è solo uno dei migliori, è anche uno dei più convenienti. Innanzitutto, viene fornito con un prezzo accessibile, il che significa che le aziende di qualsiasi dimensione possono acquistarlo. Inoltre, gli aggiornamenti vengono rilasciati ogni anno in modo da poter continuare a utilizzare l'ultima versione di Access gratuitamente.
Rispetto a Excel, Access non ha limiti al numero di righe di dati per tabella, confrontalo con il limite di 1.048.576 righe in Excel.
Probabilmente stai già pagando per un'edizione professionale di MS Office, il che significa che non devi spendere extra per Access. Insieme agli altri vantaggi di questo articolo, l'accessibilità economica di MS Access rende difficile la concorrenza di soluzioni alternative.
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