La tecnica che stai usando si chiama polling. Stai controllando i nuovi record, aspettando un determinato periodo di tempo, quindi controllando di nuovo i nuovi record. Un buon modo per rispondere ai nuovi record potrebbe essere quello di creare un controller che gestisca l'inserimento di nuovi record nel database e forza tutti i client (che aggiornano i record del database) a utilizzare il controller per farlo. Quindi il controller può avvisarti quando c'è un nuovo record. Per facilitare gli avvisi del titolare del trattamento, puoi impostare un servizio web in cui il titolare del trattamento può contattarti.
Dico che questo "potrebbe" essere un buon modo per farlo perché creare un controller e un servizio web è ovviamente un lavoro extra. Tuttavia, renderebbe superfluo il sondaggio. Se vuoi continuare a usare la tua tecnica di polling, puoi creare un servizio (produttore) che esegua il polling e riempia una coda con i nuovi risultati. L'altro tuo programma (consumatore) può quindi recuperare elementi dalla coda e fare qualcosa con loro.