Bene, dubito fortemente che troverai una soluzione che faccia TUTTO ciò che stai chiedendo, soprattutto se vuoi che tutto sia gratuito. Ma ti indicherò phpMyAdmin .
Se non l'hai ancora incontrato, è un front-end basato sul Web per un database MySQL (funziona su un server php). È facile da implementare e può mantenere più accessi utente. Non è troppo forte nel dipartimento ajax e non ho mai sentito parlare di lavori programmati o e-mail per questo, ma tutte queste cose possono essere fatte in modi diversi.
Pensa a phpMyAdmin come a un editor di database sul Web, tuttavia non sarà qualcosa che vorrai consegnare ai clienti con cui scherzare.